Unul dintre subiectele pe care le tratăm din ce în ce mai intens în ultimele luni în multe din ședințele noastre de consultanță financiară, fiscală și de resurse umane, este digitalizarea sistemului de taxare și conformare legislativă.
În câteva cuvinte, digitalizarea sistemului românesc de taxare și impozitare reprezintă un proces în care autoritățile fiscale și guvernamentale își transformă procesele și serviciile în formate digitale sau electronice.
Și este un proces firesc, natural, binevenit în orice sistem economic în care se dorește control deplin și transparență la orice nivel necesar, atât micro, cât și macro.
Astăzi înțelegem împreună de ce avem nevoie de digitalizare și ce se întâmplă atunci când nu apelăm la toate instrumentele pe care ANAF solicită să le integrăm cât mai rapid și cât mai corect posibil.
Este greu să trecem prin acest proces de digitalizare? Este simplu? Ceea ce vă putem spune de la bun început este că procesul de a te alinia la obiectivele de digitalizare ale ANAF este unul mai simplu dacă ai alături de tine echipa potrivită de consultanți fiscali, financiari și de HR care să te ajute în toate demersurile necesare.
Iar noi, la Accountess, integrăm de la bun început toate instrumentele de digitalizare pentru toți clienții noștri, cu rezultate foarte bune. Ne implicăm în mod activ în toate procesele care pot fi racordate la cerințele de digitalizare și ne asigurăm că toate funcționează optim, în acord cu legislația în vigoare.
De ce avem nevoie de digitalizare și ce se întâmplă atunci când nu apelăm la toate instrumentele pe care ANAF solicită să le integrăm?
Pe lângă faptul că vom fi amendați de către organele de control pentru neintegrarea noilor obligații legale, nici nu vom mai putea funcționa în relația cu statul și cu celelalte companii pentru că totul se va realiza în mod transparent, complet digital.
Iar noi, la Accountess, considerăm că în materie de conformare legislativă, nu trebuie să existe niciun fel de compromis pe care să îl permitem pentru niciunul dintre clienții noștri. În topul priorităților noastre este conformarea cu legislația în vigoare.
În materie de digitalizare, companiile trebuie să ia considerare cele 3 linii principale de acțiune pe care trebuie să construim în următoarele luni, precum și în următorii ani:
- SAF-T
- E-Factura
- E-Transport
- SAF-T reprezintă fișierul standard de control fiscal și este implementat în România de către ANAF. Raportarea SAF-T presupune raportarea lunară a tuturor informațiilor contabile și fiscale ale unei companii către ANAF. În cuvinte simple, SAF-T reprezintă radiografia atentă, completă și desăvârșită a situației unei companii.
Ceea ce trebuie să reținem despre SAF-T este că reprezintă cea mai complexă și importantă raportare pe care companiile mari și mijlocii au realizat-o începând cu anul 2022, urmând ca din 2025 să fie integrată de către toate companiile.
Important de reținut este că nu discutăm despre o raportare care se poate genera dintr-un click, ci are nevoie de un consultant care să configureze sistemul de raportare pe specificul fiecărei companii. Sunt sute de ore pe care toți consultanții noștri le investesc în lucrul cu raportarea SAF-T pentru clienții noștri, eforturi obligatorii pentru ca toate informațiile contabile și fiscale să fie corecte până la ultimul ban.
Citește informații esențiale despre SAF-T aici.
- E-Factura
De la 1 ianuarie 2024 toți operatorii economici, persoane impozabile stabilite în România (companii, ONG, PFA, ÎI, pe scurt orice entitate prestatoare de servicii sau furnizoare de bunuri), au obligația de a transmite facturile emise în sistemul național privind factură electronică RO e-Factura, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate în relația B2B care au locul livrării/prestării în România.
O veste bună, referitor la E-Factura, este faptul că termenul de raportare fără sancțiuni a fost prorogat pentru data de 31 mai 2024. Anterior, acest termen era 31 martie 2024 inclusiv.
Citește informații importante despre E-Factura aici.
- E-Transport reprezintă o notificare care se transmite către S.P.V. atunci când se transportă bunuri cu risc fiscal pe teritoriul României dar și în cazul tuturor operațiunilor de livrări și achiziții (import/export/achiziții intracomunitare/livrări intracomunitare), nu doar pentru produsele cu risc fiscal. Esențial de notat este faptul că transporturile se pot pune în mișcare doar după ce ANAF a validat notificarea și a atribuit transportului un cod UIT.
De ce ne interesează acest subiect? Pentru că amenzile sunt uriașe, și aici discutam despre sume care ajung și la 20.000 euro sau consecințe precum confiscarea mărfii. Acest lucru se întâmpla în momentul în care nu se realizează corect procedurile de conformare, înrolare, declarare, organizare.
Care sunt condițiile minime de la care este obligatorie raportarea E-Transport?
Daca se realizează achiziții sau livrări pentru orice fel de bunuri și se depășesc criteriile de mai jos, aferente cel puțin unei partide de bunuri care face obiectul transportului:
- vehiculul rutier care face transportul are o masă maximă autorizată mai mare de 2,5 tone, și
- se transportă bunuri cu o greutate mai mare de 500 kg, SAU
- valoarea totală a bunurilor este mai mare de 10.000 lei.
Atunci ne revine obligația declarării în sistemul e-Transport a tuturor operațiunilor de livrări și achiziții.
Neraportarea în sistem nu se sancționează până la data de 1 IULIE 2024.
La final, înțelegem că obiectivele specifice ale digitalizării sistemului românesc de taxare și impozitare sunt următoarele:
- Se dorește creșterea gradului de conformare cu legislația fiscală în vigoare iar acest lucru este posibil când fiecare companie are toate “cifrele la vedere”.
În felul acesta, controalele nu se vor mai realiza prin vizite prelungite la sediul companiilor și, de asemenea, nu vor mai presupune verificări pentru perioade mari de timp, cu blocarea activității și mult disconfort pentru antreprenori.
În mod concret, se vor verifica doar tranzacțiile identificate cu risc din eșantionul avut la dispoziție.
Ne putem aștepta la controale mai scurte, de la distanță, pe anumite tematici. În felul acesta autoritățile vor verifica mai mulți contribuabili, mai țintit, cu mai puțin stres individual și cu șanse mai mari de scoatere la lumină a tranzacțiilor din economia subterană.
- Se dorește simplificarea proceselor fiscale cu ajutorul instrumentelor de digitalizare și automatizare. Digital e mai simplu însă este esențial să ai integrare deplină și corectă a tuturor instrumentelor de digitalizare în compania ta.
- Se dorește reducerea evaziunii fiscale prin transparență sporită. Prin utilizarea soluțiilor digitale, se poate urmări mai ușor și mai precis modul în care se realizează respectarea legislației fiscale, reducându-se astfel evaziunea fiscală și creându-se un mediu fiscal mai echitabil pentru toți contribuabilii.
- Digitalizarea mai presupune și îmbunătățirea serviciilor oferite contribuabililor.
În mod clar, eliminarea interacțiunii umane generează un grad de disconfort momentan, deoarece digitalizarea nu este încă într-o formă optimă din punct de vedere al mecanismului și a modului în care funcționează.
Și înțelegem perfect acest fenomen și îl consideram pur temporar. Este o perioadă de tranziție pentru care antreprenorii trebuie să aibă nervi de oțel. Desigur ca noi suntem mereu alături de ei și facem tot posibilul pentru ca integrarea instrumentelor de digitalizare să se realizeze sub forma unui proces cât mai lin posibil. De aceea încurajăm începerea tuturor demersurilor necesare cât mai devreme, nu pe ultima sută de metri, tocmai pentru a anticipa aceste procese care cer timp.
Ceea ce încă dă bătăi de cap este faptul că sistemele folosite de către autorități nu sunt actualizate constant și generează încă erori. Întrebările sau cererile de clarificări trimise online primesc răspuns greu sau trunchiat iar uneori sunt generate situații incorecte pentru contribuabili, de multe ori in paguba companiilor.
Aici intervin consultanții fiscali și financiari care preiau tot acest stres generat inerent și îl vor duce în mod clar pe umeri până când sistemul de digitalizare va fi unul funcțional. Devenim meditatorul între necesitatea statului de a se digitaliza și capacitatea antreprenorilor de a se alinia la aceste obiective. Este un rol important și ni-l asumăm cu profesionalism și cu pasiune pentru zona digitală și pentru fiscalitate gândită ca la carte.
- Se dorește eficientizarea colectării și administrării veniturilor fiscale. Colectarea se poate realiza mai bine, cu un grad de eroare mai scăzut atunci când folosim instrumente digitale.
- Eficiență administrativă sporită reprezintă un alt deziderat. Ținem cont de faptul că digitalizarea vizează reducerea birocrației și simplifică procesele administrative pentru atât pentru contribuabili, cât și pentru autoritățile fiscale. Astfel, este posibil să ajungem la o mai bună accelerare a procesului de colectare a taxelor și impozitelor, reducându-se în același timp costurile și resursele necesare pentru administrarea acestora.
- Reducerea erorilor umane poate fi încă un obiectiv ce poate fi îndeplinit prin digitalizarea proceselor fiscale. Ținem cont de faptul că prin automatizarea proceselor fiscale, se reduce riscul de erori umane și poate îmbunătăți acuratețea datelor fiscale transmise, colectate, evaluate, introduse în categorii specifice pentru orice obiectiv fiscal sau financiar.
În final, digitalizarea acestui sistem poate contribui la modernizarea și dezvoltarea eficientă a infrastructurii fiscale din România. Și sperăm că va realiza acest lucru în mod concret, pentru că beneficiile sunt mari.
Condiția esențială de care trebuie să avem grijă este ca toate instrumentele prin care se realizează digitalizarea să fie implementate bine de la început.
De ce ne bazăm pe sintagma “bine de la început”, și desigur că nu doar în materie de digitalizare. Pentru că în lumea afacerilor, funcționăm cel mai adesea pe sistemul jocului de domino. O piesă care nu este așezată corect poate avea impact major asupra întregului sistem. Și știm foarte bine faptul că antreprenorii înțeleg cel mai bine aceasta situație. Poate și de aici teama de a nu face greșeli în ceea ce privește managementul financiar și optimizarea fiscală a unei companii.
Ceea ce ne dorim la Accountess este să ajutăm cât mai multe afaceri să treacă mai simplu și mai eficient peste perioada în care digitalizarea trebuie să fie implementată și integrată corect.
Suntem conștienți că aceste demersuri nu se pot realiza peste noapte, ci prin eforturi depuse în mod consecvent, cu aliniere deplină pe toate palierele unei afaceri. Nu este un proces imposibil, ci potrivit de anevoios, perfect fezabil pentru o echipă de consultanți fiscali și financiari cu experiență solidă în domeniu.
Dacă ai nevoie să integrezi procesele complete și performante de digitalizare în compania pe care o reprezinți, te invit să ne contactezi și un consultant Accountess îți va răspunde cât mai curând posibil pentru a stabili o întâlnire cu noi.
Îți stăm la dispoziție cu toate soluțiile care îți pot pune afacerea pe roate cât mai eficient! Pas cu pas, ducem afacerile către profitabilitate și stabilitate pe termen lung.
Succes maxim și afaceri pe profit!
Autor: Ana Cernescu, Managing Partner Accountess
Ne poți urmări pe Linkedin și pe Facebook pentru a rămâne mereu la curent cu materialele pe care le publicăm. De asemenea, te invităm să ne contactezi dacă simți că în afacerea ta este loc de mai bine în materie de îndrumare financiară, fiscală, precum și pentru managementul resurselor umane. La noi vei descoperi întotdeauna soluții personalizate, adaptate nevoilor și obiectivelor business-ului tău.