Schimbările în profunzime nu se fac peste noapte, ci pas cu pas. Cel puțin acesta este mesajul pe care ni l-a transmis Legiuitorul atunci când a mai adus câteva modificări în ceea ce privește Sistemul național de facturare electronică, denumit e-Factura. Sintetic, e de reținut faptul că pentru produsele cu risc fiscal ridicat (detalii mai jos) facturarea electronică devine obligatorie începând cu 1 iulie 2022, iar că până atunci agenților economici în cauză li se oferă posibilitatea de a exersa, procedura fiind destul de complexă.
Sistemul permite încărcarea, stocarea și descărcarea facturilor emise de agenții economici în relația cu instituțiile publice, B2G – Business to Government, respectiv în relația comercială dintre companii, B2B – Business to Business.
Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura a fost reglementat de OUG nr. 120/2021, utilizarea facturii electronice prin sistemul informatic RO e-Factura fiind OPȚIONALĂ atât în relația comercială cu autoritățile/instituțiile publice (B2G “Business to Government”) cât și în relaţia dintre operatorii economici privați (B2B“Business to Business”), până la data de 1 iulie 2022, dată de la care vor fi aplicate noi reglementări fiscale.
Noile modificări aduse sistemului de facturare electronică e-Factura introduse prin OUG nr. 130/2021 respectiv Ordinul nr. 12/2022 sunt:
Prin OUG nr. 130/2021 au fost completate prevederile din OUG nr. 120/2021, astfel că utilizarea sistemului privind facturarea electronică RO e-Factura devine obligatoriu pentru produsele cu risc fiscal ridicat comercializate în relaţia dintre operatorii economici privați – B2B“Business to Business” după cum urmează:
- în perioada 1 aprilie – 30 iunie 2022: furnizorii pot să transmită facturile emise în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistraţi în Registrul RO e-Factura.
- începând cu data de 1 iulie 2022: furnizorii sunt obligaţi să transmită facturile emise în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistraţi în Registrul RO e-Factura.
Prin produs cu risc fiscal ridicat se înţelege produsul a cărui comercializare există risc ridicat de fraudă şi evaziune fiscală. Lista acestor produse se va reevalua periodic de către autoritatea fiscală.
În concluzie , începând cu data de 1 iulie 2022 companiile sunt obligate să utilizeze sistemul E-FACTURA, în relația B2B, pentru produsele cu risc fiscal ridicat stabilite prin Ordinul 12/2022.
Lista produselor cu risc fiscal ridicat, comercializate în relaţia B2B, și pentru care facturile emise trebuie transmise în Sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura sunt:
- Legume, fructe, rădăcini şi tuberculi alimentari, alte plante comestibile
- Băuturi alcoolice
- Construcţii noi (cele menţionate la art. 292 alin. (2) lit. f) din Codul Fiscal)
- Produse minerale (apă minerală naturală, nisip şi pietriş)
- Îmbrăcăminte şi încălţăminte.
Pașii ce trebuie parcurși în Procedura de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura:
- Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit.
- Pentru a putea transmite facturile către alte companii, emitenții acestora trebuie să dețină un certificat digital calificat, înregistrat pentru accesul în Spațiul Privat Virtual (SPV).
- Pentru utilizarea sistemului RO e-Factura în relația B2B “Business to Business”, emitentul trebuie să fie înregistrat în Registrul RO e-Factura
- Transmiterea facturii electronice
- Emitentul facturii electronice pregăteşte fişierul corespunzător facturii electronice în format XML (formatul xml Anaf), potrivit documentatiei tehnice aprobată prin ordinul 1366/2021.
- Pentru transmiterea facturii electronice, emitentul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:
- interconectarea aplicaţiei disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface).
- utilizarea aplicaţiilor puse la dispoziţie în mod gratuit de către Ministerul Finantelor.
- După transmiterea facturii electronice sistemul generează automat un număr de identificare, utilizat ca referință în cadrul proceselor și operațiunilor specifice sistemului.
- Dacă nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura.
- Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.
- Atenție: dacă sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fişier de tip XML ce conţine erorile identificate.
- Primirea și descărcarea facturii electronice de către destinatarii facturilor electronice emise în relația B2B
- În vederea primirii și descărcării facturii electronice, destinatarul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:
- interconectarea aplicației disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface).
- utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor.
- Corecția facturii electronice
- În situația unei facturi electronice emise în relația B2B asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj.
- În situația unei facturi electronice emise în relația B2G asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv prin intermediul sistemului național de raportare — Forexebug, prin transmiterea unui mesaj.
- Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul RO e-Factura.
- Corecția facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Codul Fiscal.
- Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem național privind factura electronică RO e-Factura.
- Disponibilitatea pentru descărcarea facturii electronice în sistemul RO e-Factura
- Data comunicăriifacturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
- Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare și eliberate la cerere.
Ca orice noutate, procedurile de mai sus pot determina o reacție adversă din partea celor care vor fi obligați să le urmeze. Este firesc. Dar, dat fiind faptul că la Accountess am îmbrățișat complet digitalizarea documentelor și a proceselor de lucru, vă putem ajuta astfel încât trecerea la noul standard e-Factura să se întâmple ușor și rapid. Pentru asta, sau pentru orice alte lămuriri suplimentare, primul pas este să ne e-contactați: https://accountess.ro/contact-ro/ .
Echipa Accountess