Despre diurnă se discută în mod intens în ultima perioadă de timp și adevărul este că apar numeroase aspecte ce trebuie clarificate pentru aplicarea unitară a tuturor prevederilor legale.
În practică, diurna dă bătăi de cap angajatorilor și specialiștilor în legislația muncii, precum și personalului din departamentul de Salarizare și Contabilitate.
În acest ghid vă oferim cele mai importante aspecte cu privire la Diurnă începând cu anul 2023, cu elemente de care vă invităm să țineți cont pentru ca legislația în vigoare să fie transpusă în mod corect în activitatea business-ului dumneavoastră.
De la bun început precizăm faptul că diurna reprezintă o indemnizație care se acordă pentru activități desfășurate în afara locului de muncă, în cazul delegării.
Pe scurt, orice salariat care se deplasează în interes profesional, la solicitarea angajatorului său, are dreptul la plata cheltuielilor de cazare, de transport, precum și la plata unei indemnizații, denumită diurnă.
Desigur, știm bine faptul că nu doar salariații pot beneficia de diurnă iar în cadrul acestui material vom lista toate situațiile în care diurna este necesară și îndreptățită.
Mai mult, atenționăm asupra faptului că diurna nu reprezintă o indemnizație pentru salariatul detașat.
De asemenea, ținem cont de faptul că delegarea reprezintă exercitarea pe o durată de timp de maxim 60 de zile calendaristice, termen care poate fi prelungit de comun acord cu angajatul.
10 aspecte esențiale despre diurnă în 2023
A. Cine poate beneficia de diurnă în 2023?
B. În ce condiții se acordă diurna în 2023? Există o distanță minimă pentru ca deplasarea să necesite plata diurnei?
C. Care sunt costurile (taxele) pentru o companie pentru acordarea diurnei?
D. Trebuie diurna justificată în vreun fel de către beneficiarul acesteia?
E. Care sunt documentele necesare pentru acordarea diurnei?
F. Se acordă diurna și în zilele de sâmbătă și duminică?
G. În ce cuantum poate să se ofere diurna? Există un nivel minim și un nivel maxim reglementat în 2023?
H. Cum se acordă diurna?
I. Ce trebuie să știm despre deductibilitatea diurnei în 2023?
j. BONUS: exemple de calcul al diurnei în 2023
A. Cine poate beneficia de diurnă în 2023?
- angajații din cadrul firmei
- administratorii (menționați în actul constitutiv sau în contractul de administrare/mandat)
- directorii care activează în baza unui contract de mandat sau
- managerii, în baza contractului de management.
B. În ce condiții se acordă diurna în 2023? Există o distanță minimă pentru ca deplasarea să necesite plata diurnei?
Pentru deplasările interne diurna se calculează de la data și ora plecării până la data și ora sosirii și se acordă pentru deplasări mai mari de 12 ore/zi.
Pentru deplasările externe diurna se calculează având în vedere:
– momentul decolării avionului, la plecare și momentul aterizării avionului, la sosirea în țară.
– momentul trecerii frontierei la plecare, respectiv la sosire, atunci când deplasarea se face cu trenul sau mijloacele auto de transport.
În cazul diurnei externe:
– pentru deplasările care depășesc 12 ore se acordă diurna în proporție de 100% din valoarea stabilită prin regulamentul intern/contractul colectiv și prin contractul individual de muncă.
– pentru deplasarile care NU depășesc 12 ore se acordă diurna în proporție de 50% din valoarea stabilită prin regulamentul intern/contractul colectiv și prin contractul individual de muncă.
C. Care sunt costurile (taxele) pentru o companie pentru acordarea diurnei?
Diurna internă/externă este deductibilă și neimpozabilă dacă se încadrează în cele două plafoane stabilite de lege:
– 2.5* valoarea personalul autorităților și instituțiilor publice
– 3 * salariul de bază lunar brut proratat la numărul de zile de deplasare.
Există mai multe situații de care vom ține cont pentru a înțelege ce taxe se achită pentru acordarea diurnei în 2023:
1. Dacă diurna zilnică este sub un anumit plafon setat prin Codul fiscal, cheltuiala cu diurna este deductibilă și neimpozabilă
Acest plafon este stabilit astfel:
a) În țară, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizație, prin hotărâre a Guvernului pentru personalul autorităților și instituțiilor publice (Hotararea 714/2018);
Concret, acest lucru înseamnă 23 lei/zi × 2,5 = 57,5 lei pe zi, în limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat.
Așadar, dacă angajații pleacă în delegație în țară pot primi o diurnă deductibilă și neimpozabilă de maxim 57,5 lei/zi. Desigur, ca angajator poți acorda mai mult, însă suma ce depășeste cele două plafoane menționate anterior aduce costuri suplimentare, așa cum vom vedea la punctul 2.
b) În străinătate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurnă prin hotărâre a Guvernului pentru personalul roman trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar (HG 518/1995). Există o anexă la HG 518/1995 cu diurnele în valută valabile pentru fiecare țară pe baza căreia se poate determina diurna deductibilă în străinatate.
Diurna acordată în străinătate, este limitată, și anume pentru personalul român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, în limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat, modificări aduse diurnei prin Legea nr. 72/2022.
Plafonul aferent valorii a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat se calculează prin raportarea celor 3 salarii la numărul de zile lucrătoare din luna respectivă, iar rezultatul se multiplică cu numărul de zile din perioada de delegare, în țară sau în străinătate.
Așadar, diurna nu este neimpozabilă și taxabilă cu contribuții sociale dacă se încadrează în plafonul de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizație, prin hotărâre a Guvernului, pentru personalul autorităților și instituțiilor publice, dar nu mai mult de 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat.
2. Dacă diurna zilnică este peste plafonul descris la punctul 1, partea care depășește plafonul este considerată venit asimilat salariilor pentru care se datorează impozit pe veniturile din salarii și se cuprinde în baza de calcul a contribuțiilor sociale obligatorii (CAS, CASS, Contribuția asiguratorie pentru muncă).
Așadar, dacă o entitate acordă angajaților o diurnă de 60 lei/zi pentru o deplasare în țară:
- 57,5 lei/zi este cheltuială deductibilă și
- 2,5 lei/zi este venit asimilat salariilor (aceasta înseamnă că în luna în care apare acest venit se majorează salariul brut cu aceasta sumă și se determină apoi toate taxele salariale la acest nou venit brut).
Pentru o deplasare în strainatate, modalitatea de calcul se menține:
Ex. dacă o societate acordă diurnă 100 euro pe zi, pentru o deplasare în străinatate (țara de destinatie – Franța – valoare diurna 35 euro pe zi) avem:
- 87.5 euro este cheltuială deductibilă (35 euro × 2.5)
- 12.5 euro este venit asimilat salariilor
*** Presupunem că este îndeplinit criteriul privind încadrarea în plafonul de 3 salarii de bază lunare brute.
D. Trebuie diurna justificată în vreun fel de către beneficiarul acesteia?
Modul în care diurna este utilizată de către angajat nu se justifică. În general diurna este destinată pentru acoperirea cheltuielilor cu masa, transportul în localitatea de delegare, precum și pentru acoperirea cheltuielilor mărunte, uzuale.
DESCĂRCAȚI GHIDUL COMPLET DIURNA 2023E. Documente necesare pentru acordarea diurnei:
- Ordinul de deplasare
- Decizia de delegare
Alte documente necesare pentru documentarea deplasării:
- Decontul de cheltuieli
- Factura de cazare de la hotel, dacă este cazul
- Factura de transport respectiv boarding pass-urile (pentru deplasările cu avionul), pentru deplasările interne și externe
- Orice alte documente justificative aferente deplasării
F. Se acordă diurna și în zilele de sâmbătă și duminică?
Da, diurna se acordă pentru întreaga perioadă a deplasării, indiferent dacă angajatul în timpul deplasării beneficiază de repausul săptămânal.
G. În ce cuantum poate să se ofere diurna? Exista un nivel minim și un nivel maxim reglementat în 2023?
Valoarea diurnei se stabilește prin regulamentul intern/contractul colectiv și prin contractul individual de muncă.
H. Cum se acordă diurna?
Diurna se achită de regula înainte de efectuarea deplasării, de preferat prin transfer bancar, potrivit prevederilor regulamentului intern/ contractului colectiv de muncă sau contractului individual de muncă. Bineînțeles, diurna poate fi acordată și în numerar.
I. Ce trebuie sa stim despre deductibilitatea diurnei în 2023
DEDUCTIBILITATEA DIURNEI:
Din punctul de vedere al impozitului pe profit/ impozitului pe venit microintreprindere, este deductibilă integral suma cheltuielilor cu indemnizația de deplasare acordată salariaților/ administratorilor/ directorilor pentru deplasări în România și în străinătate.
BONUS: Exemple de calcul diurnă în 2023
Exemplul 1:
Asistent Manager, angajat full time, salariul de bază lunar brut 7000 ron, deplasare în Romania, durată de 21 zile, în luna martie 2023, fără prelungire ulterioară.
Potrivit prevederilor contractului individual de muncă și regulamentului intern, valoare zilnică a diurnei este 100 lei.
Valoare zilnică diurnă 100 lei, valoare totală diurnă 21 × 100 lei/zi = 2100 lei.
Plafoane de verificat:
1. 2.5 × 23 lei/zi = 57,5 lei/zi, pentru 21 zile 21 × 57,5 lei/zi= 1207,5 lei.
2. 3 × salariul de baza lunar brut/23 = 3 × 7000/23= 913.04 lei/zi, pentru 21 zile 21 × 913.04 lei/zi= 19173.84 lei.
Diurna acordată NU se încadrează în cele două plafoane, așadar din valoarea totală a diurnei (21 × 100 lei) 2100 lei:
– 1207,5 lei este integral deductibilă și neimpozabilă
– Diferența de 892,5 lei este considerată venit de natură salarială și impozitat cu toate taxele aferente salariilor.
Exemplul 2:
Manager Operational, angajat part-time, salariul de bază lunar 3800 ron, deplasare în Polonia, durată de 7 zile, în luna aprilie 2023, fără prelungire ulterioară.
Potrivit prevederilor contractului individual de muncă și regulamentului intern, valoarea zilnică a diurnei este de 80 euro, cursul valutar este 4.93 lei pentru 1 euro.
Valoare zilnică diurnă 80 eur × 4.93 lei= 394.4 lei, valoare totală diurnă 7 × 394.4 lei/zi = 2760.8 lei.
Plafoane de verificat pentru acest calcul de diurna:
1. 2.5 × 35 eur/zi × 4.93 lei = 87.5 eur/zi × 4.93 lei = 431.4 lei/zi, pentru 7 zile 7 × 431.375 lei/zi = 3019.6 lei.
2. 3 × salariul de bază lunar brut/23 = 3 × 3800/23 = 495.6 lei/zi, pentru 7 zile 7 × 495.652 lei/zi = 3469.5 lei.
Diurna acordată se încadrează în cele două plafoane, așadar valoarea totală a diurnei (7 × 394.4 lei/zi) 2760.8 lei este integral deductibilă și neimpozabilă.
Exemplul 3:
Director Comercial, angajat full-time, salariul de baza 12.000 ron, deplasare în România, durata de 60 de zile, începând cu data de 1 martie 2023, fără prelungire ulterioară.
Potrivit prevederilor contractului individual de muncă şi regulamentului intern, valoare zilnică a diurnei este 200 lei.
Valoare totală diurna 60 x 200 lei/zi = 12000 lei, astfel: 6200 lei în Martie și 5800 lei în Aprilie.
Plafoane de verificat pentru acest calcul de diurna:
1. 2.5 x 23 lei/zi = 57,5 lei/zi, pentru 60 zile 60 x 57,5 lei/zi= 3450 lei.
2. Martie: 3 x salariul de bază lunar brut/23 = 3 x 12000/23= 1565.2 lei/zi, pentru 31 zile 31 x 1565.2 lei/zi= 48521.2 lei.
Aprilie: 3 x salariul de bază lunar brut/18 = 3 x 12000/18= 2000 lei/zi, pentru 29 zile 29 x 2000 lei/zi= 58000 lei.
Diurna acordată nu se încadrează în primul plafon, aşadar din valoarea totală a diurnei (60 x 200 lei/zi) 12000 lei: 3450 lei vor fi consideraţi deductibili şi neimpozabili, iar diferenţa de 8550 lei vor fi consideraţi avantaj în natura impozabil.
În cazul în care pe perioada delegării angajatul desfăşoară activitate în zilele de weekend sau de sărbătoare legală, va fi necesară compensarea cu timp liber corespunzător şi plata sporurilor prevăzute de lege.
Exemplul 4:
Director Tehnic, angajat full-time, salariul de baza 9000 ron, deplasare în Georgia, durata de 15 de zile, începând cu data de 13 martie 2023, fără prelungire ulterioară.
Potrivit prevederilor contractului individual de muncă şi regulamentului intern, valoare zilnică a diurnei este 50 eur, cursul valutar este 4.93 lei pentru 1 eur.
Valoare totală diurna 15 x 50 x 4.93 = 3697.5 lei.
Plafoane de verificat:
1. 2.5 x 38 eur/zi x 4.93 = 468.35 lei/zi, pentru 15 zile 15 x 468.35 lei/zi= 7025.25 lei.
2. 3 x salariul de bază lunar brut/23 = 3 x 9000/23= 1173.9 lei/zi, pentru 15 zile 15 x 1173.9 lei/zi= 17608.5 lei.
Diurna acordată se încadrează în cele două plafoane, aşadar valoarea totală a diurnei 15 x 50 x 4.93 = 3697.5 lei este integral deductibila şi neimpozabila.
Încă 8 aspecte esențiale despre DIURNĂ:
- Diurna se acordă pe zile calendaristice;
- Diurna se acordă atât pentru deplasări în țară, cât și în afara țării;
- Diurna se acordă doar în cazul în care delegarea se realizează într-o localitate situată la o distanță mai mare de cinci km de localitatea în care salariatul își are locul permanent de muncă;
- Pentru acordarea diurnei nu trebuie prezentate documente justificative: fiecare angajat este liber să utilizeze banii așa cum dorește, deși scopul acesteia este de a acoperi necesarul de hrană, transport în interiorul localității de delegare, precum și pentru a acoperi cheltuieli mărunte, uzuale;
- Diurna se poate plăti în numerar fără a ține cont de plafoanele stabilite prin Legea 70/2015, aceasta încadrându-se la excepții (art. 5 alin. b);
- În cazul deplasărilor externe, pentru fracțiunile de timp care nu însumeaza 24 de ore, diurna se acordă astfel: 50% până la 12 ore și 100% pentru perioada care depășește 12 ore;
- Pe perioada cât salariatul este în deplasare și primește diurna, nu va avea dreptul să primească tichete de masă.
- Indemnizația de mobilitate nu poate fi cumulată cu diurna.
Vă invităm să ne urmăriți pagina de Facebook, precum și contul de Linkedin pentru a rămâne la curent cu cele mai noi articole de interes.
Descărcați GHIDUL Complet Diurna 2023 în format PDF și distribuiți-l în rândul celor cărora credeți că le-ar putea fi de folos.
DESCĂRCAȚI GHIDUL COMPLET DIURNA 2023
Autor: Corina Mitrică, Managing Partner Accountess