În luna octombrie 2021 a intrat în vigoare Ordonanța de Urgență nr. 120/2021 privind administrarea, funcţionarea şi implementarea sistemului naţional factura electronică RO e-Factura şi factura electronică în România.

Sistemul național de facturare electronică RO e-Factura este implementat de Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național pentru Informații Financiare, și va permite încărcarea, stocarea și descărcarea facturilor emise de agenții economici în relația cu instituțiile publice, B2G – Business to Government, respectiv în relația comercială dintre companii, B2B – Business to Business.

Factura electronică este definită ca fiind factura emisă, transmisă şi primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică şi automată.

Aspecte legate de utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura:

• Sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura devine operaţional în termen de maximum 30 de zile de la data intrării în vigoare a ordonanței (intrarea în vigoare a ordonanței fiind 7 octombrie 2021).
• Procedura de utilizare şi funcţionare a sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura se aprobă prin ordin al ministrului finanţelor în termen de 15 zile de la data publicării
• În această fază utilizarea sistemului este opțională, potrivit prezentei ordonanțe.

Ordonanța prezintă în mod distinct:

1. Facturarea electronică în domeniul achiziţiilor publice (B2G “Business to Government”) – facturi emise de societăți comerciale în relația comercială cu autoritățile/instituțiile publice contractante

• Facturarea electronică în domeniul achiziţiilor publice se aplică:
• în cazul existenţei unei relaţii B2G, și
• în cazul în care firmele optează pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura.
• În situaţia în care operatorul economic a optat pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura, acesta are obligaţia de a emite DOAR facturi electronice şi de a utiliza acest sistem pentru transmiterea acestora către toţi destinatarii, instituții publice contractante.
• În situaţia în care operatorul economic transmite factura electronică în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, destinatarul facturii electronice emise în relaţia B2G are următoarele obligaţii:
• să primească şi să descarce factura electronică prin intermediul sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura;
• să prelucreze factura electronică;
• să verifice legalitatea, conformitatea şi regularitatea facturii electronice, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

2. Facturarea electronică în relaţia dintre operatorii economici privați (B2B“Business to Business”) – facturi emise între două entități pentru tranzacţii având ca obiect execuţia de lucrări, livrarea de bunuri/produse şi/sau prestarea de servicii

• Pentru utilizarea sistemului privind factura electronică RO e-Factura în relația B2B operatorii vor trebui să se înregistreze în Registrul RO e-Factura (înregistrarea fiind opțională).
• Înscrierea în registru se va face începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opţiunii. De la momentul înscrierii în Registrul RO e-Factura, emitentul dobândeşte şi calitatea de destinatar.
• Pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura, emitentul şi destinatarul trebuie să fie înregistraţi în Registrul RO e-Factura.
• În cazul în care emitentul şi destinatarul facturii electronice sunt înregistraţi în Registrul RO e-Factura, utilizarea facturii electronice este considerată acceptată la data comunicării în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.
• Pentru facturile emise de către operatorii economici înscrişi în Registrul RO e-Factura către destinatari care nu sunt înscrişi în Registrul RO e-Factura se aplică procedura utilizată și în prezent.
• Procedura privind organizarea şi înscrierea în Registrul RO e-Factura se stabileşte prin ordin al preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală în termen de 15 zile de la data publicării prezentei ordonanţe.
• Registrul RO e-Factura va fi public şi se afişează pe site-ul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală.

Important: Înscrierea operatorilor economici în Registrul RO e-Factura se face DOAR în cazul în care aceștia optează să folosească sistemul național privind factura electronică RO e-Factura în relația comercială B2B. În situația în care operatorul economic utilizează sistemul național privind factura electronică RO e-Factura în relația comercială B2G, acesta nu se înregistrează în Registrul RO e-Factura.

3. Elementele principale ale facturii electronice și transmiterea acesteia

• Factura electronică este însoțită de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor care certifică faptul că nu mai sunt permise intervenții asupra conținutului acesteia.
• Pentru a putea transmite facturile către instituțiile publice, emitenții acestora trebuie dețină un certificat digital calificat, înregistrat pentru accesul în Spațiul Privat Virtual (SPV). Înregistrarea în SPV se poate face online pe portalul ANAF https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv
• Factura electronică se transmite de către emitent în sistemul naționalprivind factura electronică RO e-Factura.
• Exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de semnătura electronică a Ministerului Finanţelor.
• Data comunicăriifacturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
• Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
• În situația unei facturi electronice asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice, inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin înscrierea unui mesaj în acest sens.
• Corecția facturii electronice comunicată destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează potrivit regulilor din codul fiscal (art.330).
• Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem național privind factura electronică RO e-Factura.
• Elementele principale ale facturii electronice vor fi preluate din Directiva 2014/55/UE și sunt prevăzute în standardul european privind factura electronică SR EN 16931. Astfel, specificaţiile tehnice şi de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice – RO_CIUS şi regulile operaţionale specifice aplicabile la nivel național se reglementează prin ordin al Ministrului Finanțelor în termen de 15 zile.

Pentru lămuriri suplimentare vă rugăm să luaţi legătura cu noi.

Echipa Accountess