De ce REGES Online este important acum

Cei care nu știu încă ce este REGES Online trebuie să pornească de la înțelegerea faptului că schimbările digitale din administrația publică din România influențează tot mai mult modul în care companiile își gestionează procesele interne. Una dintre cele mai semnificative transformări este migrarea de la vechiul sistem REVISAL către REGES Online – o platformă web modernă, dezvoltată de Inspecția Muncii, pentru raportarea contractelor individuale de muncă și a datelor salariaților.

Această tranziție este obligatorie pentru toate companiile din România și reprezintă o schimbare fundamentală în modul de raportare a relațiilor de muncă. Deși termenul inițial era 30 septembrie 2025, autoritățile au extins perioada de grație până la 1 ianuarie 2026, oferind angajatorilor mai mult timp să se adapteze.

REGES Online aduce un nou mod de a lucra, noi cerințe, beneficii și provocări. Iar în acest articol îți explicăm tot ce trebuie să știi pe această temă.

 

Ce este REGES Online?

REGES Online este noua versiune digitală a Registrului General de Evidență a Salariaților (REGES), un sistem centralizat al Inspecției Muncii. Este o platformă web securizată, accesibilă din browser, ce permite angajatorilor și salariaților să transmită și să consulte în timp real informațiile legate de relațiile de muncă.

Spre deosebire de vechiul REVISAL (care funcționa doar ca aplicație desktop și necesita actualizări manuale și transmisii periodice), REGES Online oferă:

• Acces permanent și actualizări în timp real;
• Autentificare pe bază de semnătură digitală calificată sau identitate ROeID;
• Interfață web prietenoasă și multi-user, ideală pentru echipe HR extinse sau companii cu volum mare de angajați;
• Integrare cu alte platforme, cum ar fi ONRC, iar pe viitor și cu alte instituții relevante.

 

Cine are obligații și ce presupune tranziția

Toți angajatorii sunt vizați

Conform legii, toți angajatorii din România — indiferent de dimensiune sau domeniu — sunt obligați să adopte REGES Online până la data limită. Pașii necesari sunt:

• creare cont,
• verificare și completare date,
• transmiterea contractelor de muncă direct în noul sistem.

Specialiștii HR, managerii de resurse umane, personalul de payroll sau prestatorii de servicii externe au un rol crucial în această tranziție. Lipsa unei abordări proactive poate duce la sancțiuni sau blocaje administrative.

 

Diferențe esențiale față de vechiul REVISAL

Pentru a înțelege ce este REGES Online e bine să luăm în calcul faptul că acesta presupune o schimbare structurală:

Caracteristică	REVISAL	REGES Online
Tip platformă	Aplicație desktop	Aplicație web
Instalare	Locală, pe un PC	Acces din browser
Transmitere date	Manual, prin fișiere	În timp real
Acces utilizatori	Limitat	Multi-user
Integrare cu alte sisteme	Nu	Se dezvoltă continuu
Autentificare	Nume utilizator și parolă	Semnătură digitală sau ROeID

 

Această transformare deschide oportunități pentru automatizare, eficiență și transparență, dar și provocări tehnice — în special pentru firmele mari sau cele cu proceduri interne învechite.

 

Ce date se transmit în REGES Online

Platforma REGES Online extinde semnificativ lista informațiilor obligatorii, incluzând elemente care anterior nu erau solicitate. Iată câteva dintre noile cerințe:

• Locul exact de muncă (adresa efectivă, nu doar sediul social);
• Tipul de repartizare a programului de lucru (zilnic, inegal, în ture etc.);
• Intervalul orar și programul efectiv (ex: 8h/zi, 4h/zi, program flexibil);
• Nivelul studiilor necesare postului;
• Ocupația conform COR – atenție, trebuie actualizată la zi;
• Concedii medicale;
• Gradul de handicap (dacă este cazul).

Complexitatea suplimentară presupune ca echipele HR să își actualizeze procedurile interne și să asigure o acuratețe sporită a datelor introduse.

 

Termene, reguli și sancțiuni

Conform legislației în vigoare, obligația legală de trecere la REGES Online a fost prelungită până la 1 ianuarie 2026, înlocuindu-se termenul inițial de 30 septembrie 2025. Extinderea vine ca răspuns la dificultățile întâmpinate de angajatori în procesul de migrare.

Ce riști dacă nu te conformezi:

• Neînregistrarea în REGES Online: amendă între 15.000 și 20.000 lei
• Netransmiterea datelor din REVISAL: între 5.000 și 10.000 lei
• Completarea eronată sau incompletă a datelor: între 3.000 și 20.000 lei, în funcție de gravitate

Dar riscurile nu sunt doar financiare. Pot apărea și consecințe operaționale:

• blocarea accesului la platformă,
• imposibilitatea înregistrării de noi angajați,
• notificări automate către ITM privind neconformitățile,
• erori care afectează drepturile angajaților (ex: neeliberarea adeverințelor corecte).

 

Pași recomandați pentru tranziția la REGES Online

Pentru a realiza o tranziție eficientă și fără riscuri, îți recomandăm să urmezi acești pași clari:

1. Desemnează un responsabil intern (HR sau Payroll) pentru gestionarea platformei.
2. Obține o semnătură digitală calificată pentru autentificare (sau folosește identitatea ROeID).
3. Creează contul angajatorului în REGES Online și activează accesul.
4. Verifică și actualizează datele contractuale ale angajaților activi, în special câmpurile noi.
5. Stabilește proceduri clare pentru delegarea accesului și actualizarea constantă a datelor.
6. Asigură instruirea echipei de HR cu privire la utilizarea platformei.
7. Evaluează opțiunile de integrare cu softuri interne de salarizare sau ERP.

 

Provocări și recomandări practice

Tranziția la REGES Online nu este lipsită de dificultăți. Iată cele mai comune provocări și ce poți face:

Provocări:

• Lipsa de familiaritate cu noua platformă;
• Încărcarea manuală a volumului mare de date (mai ales în companiile cu >100 salariați);
• Erori de autentificare, raportare sau salvare;
• ITM-urile locale cu dificultăți în procesarea cererilor de acces.

Recomandări:

• Realizează o actualizare a datelor pentru angajații activi;
• Prioritizează automatizarea proceselor repetitive;
• Planifică un calendar intern al tranziției și alocă resurse dedicate;
• Apelează la consultanță externă dacă echipa HR este depășită de volum sau complexitate.

 

Beneficii reale pentru companii și angajați

Chiar dacă începutul poate părea anevoios, REGES Online vine cu beneficii semnificative:

Pentru companie:

• Automatizare și eficiență – datele se transmit în timp real, fără procesare suplimentară;
• Reducerea riscului de sancțiuni – mai puține greșeli, notificări automate;
• Acces simultan și raportare avansată – utile pentru companiile mari;
• Date stocate în cloud, în siguranță – nu mai există riscul pierderii informațiilor.

Pentru angajați:

• Aplicație mobilă pentru accesul la datele proprii;
• Posibilitatea de a lansa solicitări direct către HR;
• Transparență în timp real asupra modificărilor contractuale.

Linkuri utile:

• Platforma REGES Online: https://reges.inspectiamuncii.ro
• Ghid oficial REGES Online: https://www.inspectiamuncii.ro/
• ROeID – identitate digitală: https://roedid.gov.ro

Cum te poate ajuta Accountess în tranziția la REGES Online

Tranziția la REGES Online este un proces complex și consumator de resurse. Tocmai de aceea, venim în sprijinul companiilor cu:

• Servicii complete de administrare personal și payroll, inclusiv migrarea și raportarea în REGES;
• Audit și actualizare baze de date HR, pentru conformitate completă;
• Asistență la implementarea softurilor de salarizare;
• Webinarii și sesiuni personalizate de instruire pentru echipele HR;
• Suport continuu pentru raportarea lunară și gestionarea erorilor.

Fie că reprezinți o companie cu 50, 200 sau peste 1000 de angajați, specialiștii noștri sunt pregătiți să preia această provocare și să o implementeze cu succes. Contactează-ne pentru a afla mai multe.

Ce este REGES Online? Nu este doar o platformă nouă – este un pas esențial spre modernizarea relației dintre angajator și stat. Prin adaptare rapidă, investiție în instruire și alegerea partenerilor potriviți, orice companie poate transforma această tranziție într-un avantaj competitiv.

Dar nu aștepta termenul limită. Începe tranziția acum și evită blocajele de la finalul anului 2025. 

Autor: Corina Mitrică, Managing Partner Accountess

ACCOUNTESS

Ne poți urmări pagina de Facebook, precum și contul de Linkedin pentru a rămâne la curent cu cele mai noi informații de interes.