Se întâmplă de cele mai multe ori abia atunci când apare un control ITM, o inspecție fiscală sau un litigiu de muncă. Și se numește cursa contra cronometru pentru conformitatea în HR. Se manifestă plenar prin verificarea grabnică a dosarelor de personal, actualizarea intempestivă a documentelor și identificarea ”din zbor” a eventualelor neconformități.
Varianta de dorit este, însă, alta. Companiile care gestionează eficient resursele umane nu tratează conformitatea ca pe o activitate prestată intens pe ultima sută de metri, ci ca pe un proces continuu de management al riscurilor și de susținere a performanței organizaționale. Pentru că, în final, conformitatea HR este o componentă a dezvoltării sănătoase a companiei, poate insuficient pusă în lumină.
Experiența Accountess în aria resurselor umane ne-a purtat prin multe companii, din domenii diverse. Și am observat că cele cu un nivel ridicat de conformitate au un element comun: ele gestionează consecvent patru zone esențiale. Împreună, acestea formează un model practic care oferă stabilitate operațională, predictibilitate financiară și un control mai bun asupra riscurilor.
Ce înseamnă conformitatea în HR?
Conformitatea în HR reprezintă ansamblul proceselor, documentelor și mecanismelor prin care o companie respectă legislația muncii, gestionează corect relațiile de muncă și reduce riscurile juridice, fiscale și operaționale.
Sunt mulți profesioniști în domeniu care asociază acest concept doar obligațiilor legale: existența contractelor individuale de muncă, completarea dosarelor de personal sau respectarea termenelor de raportare. Ele sunt esențiale, desigur, dar constituie numai temelia pe care se construiește conformitatea în HR.
În practică, o companie cu adevărat conformă este una în care procesele de HR funcționează corect, coerent și consecvent. Responsabilitățile sunt clar definite, iar managementul dispune de informațiile necesare pentru a lua decizii în cunoștință de cauză. Prin urmare, conformitatea nu mai este doar o obligație administrativă, ci devine un instrument utilizat practic de către management.
E o schimbare de perspectivă importantă într-un mediu de afaceri în care legislația evoluează constant, costurile salariale sunt mereu sub presiune, iar alegerile cu privire la oameni influențează direct performanța financiară a companiei.
De ce conformitatea în HR este o investiție, nu doar o obligație
Mulți manageri percep conformitatea ca pe un cost necesar pentru evitarea sancțiunilor. Însă, chiar dacă pare contraintuitiv, beneficiile sale depășesc investițiile.
Să ne gândim, de exemplu, la litigiile de muncă: un sistem bine construit de conformitate HR contribuie la reducerea riscurilor legate de acest subiect. Ca să nu mai vorbim de limitarea expunerii la corecții fiscale și penalități. Iar managementul este fericit, întrucât are o imagine clară asupra costurilor și a eficienței activităților de HR.
Pe de altă parte, conformitatea creează predictibilitate. Cu documente actualizate periodic, reguli interne bine definite și procesele de payroll și raportare care funcționează corect, organizația își poate concentra resursele asupra dezvoltării afacerii, nu asupra rezolvării unor probleme care puteau fi prevenite.
Este motivul pentru care susținem conformitatea în HR nu drept o reacție la controale sau la modificările legislative, ci ca investiție în stabilitatea și maturitatea organizației.
Cei 4 piloni ai conformității în HR
În activitatea Accountess am identificat patru componente clar structurate, fără de care este dificil să construiești un sistem de HR stabil și predictibil. Fiecare dintre ele acoperă o categorie distinctă de riscuri. Împreună, însă, oferă o imagine completă asupra nivelului de conformitate al unei organizații.
1. Conformitatea documentelor
Există de multe ori un ”ultim loc” în care se face ordine: dosarele de personal. Din păcate, ele sunt și primele verificate în cadrul unui control.
Care sunt riscurile aici? Lipsa unor documente obligatorii, acte incomplete sau neactualizate ori necorelarea informațiilor, care pot genera vulnerabilități importante. Iar în cazul unui litigiu de muncă, aceste documente devin principalul suport probator: orice neconcordanță este exploatată și poate avea consecințe juridice și financiare semnificative.
Prin urmare, conformitatea documentelor nu trebuie abordată ca o simplă activitate administrativă. Aici este baza întregului sistem de administrare a relațiilor de muncă.
De luat în calcul un audit preventiv al documentației. El permite identificarea și corectarea vulnerabilităților înainte ca acestea să fie evidențiate în urma unui control, sau să devină sursa unor costuri legate de litigii.
2. Corectitudinea tratamentului fiscal și a proceselor de payroll
Este procesul de calculare cu acuratețe și la timp a salariilor suficient pentru un payroll optim?
Practica ne spune altceva. Încadrarea fiscală a beneficiilor, aplicarea corectă a reglementărilor și gestionarea modificărilor legislative recente influențează direct nivelul de risc al companiei. Sunt tot atâtea motive pentru care o interpretare eronată poate conduce la recalcularea retroactivă a obligațiilor fiscale, precum și la plata dobânzilor și penalităților aferente. Iar volumul de timp pentru remedierea situației este semnificativ și se traduce tot în costuri.
Se întâmplă uneori ca erorile de payroll să se repete sau să reprezinte valori mari. Astfel de situații afectează încrederea angajaților și obligă echipele interne să aloce resurse pentru ”stingere de incendii”, în loc să se concentreze asupra proiectelor cu valoare adăugată.
Prin urmare, corectitudinea proceselor de payroll trebuie privită atât prin prisma conformității fiscale, cât și a eficienței operaționale pe care o aduce întregii organizații.
3. Guvernanța relațiilor de muncă
Am întâlnit o serie de organizații în care Contractul Colectiv de Muncă și Regulamentul Intern erau privite ca documente obligatorii, întocmite pentru a îndeplini o cerință legală. Dar și aici putem aplica, cu succes, același principiu: conformarea poate deveni un instrument de management.
Corect elaborate și adaptate specificului companiei, aceste documente stabilesc reguli clare privind drepturile și obligațiile angajaților, modul în care trebuie să-și desfășoare ei activitatea, precum și elementele care țin de disciplina muncii și gestionarea situațiilor care pot genera conflicte.
Să nu ai reguli clare sau să păstrezi prevederi care sunt depășite de legislație (sau de situații concrete din cadrul companiei) constituie un risc. Asta întrucât se creează spațiu pentru interpretări (diferite, desigur), nemulțumiri (uneori neexprimate) și, în cele din urmă, litigii. Sunt tot atâtea motive pentru care o guvernanță bine construită oferă predictibilitate atât angajaților, cât și managerilor. O consecință importantă, de exemplu, este faptul că ea facilitează luarea unor decizii consecvente în situații similare.
Documentele interne trebuie privite ca instrumente dinamice. Organizația se dezvoltă, apar noi modalități de lucru, beneficii, politici și procese care trebuie reflectate și în cadrul intern de reglementare. Ca urmare, revizuirea periodică a acestora înseamnă pe de o parte un nivel ridicat de conformitate, pe de cealaltă parte reducerea riscurilor juridice generate de schimbările legislative sau organizaționale.
4. Transparența strategică și raportarea
Activitățile legate de resurse umane generează informații valoroase. Analiza și înțelegerea lor constituie un avantaj competitiv. De ce? Întrucât managementul are nevoie de date clare și actualizate pentru a lua decizii fundamentate.
Reglementările europene legate de raportări și atenția crescută acordată costurilor cu personalul sunt doar două argumente în favoarea monitorizării lor permanente. Iată, spre exemplu, o întrebare utilă: care este ROI-ul beneficiilor salariale introduse în organizație în ultimele 12 luni?
Conformitatea în HR nu se încheie odată cu întocmirea documentelor sau calcularea corectă a salariilor. Multe organizații încă nu urmăresc constant evoluția costurilor salariale în raport cu bugetul, nu analizează impactul financiar al beneficiilor acordate și nu dispun de indicatori relevanți privind eficiența politicilor de resurse umane.
Se iau constant decizii privind recrutarea, politica salarială sau introducerea unor noi beneficii. Dar dacă ele sunt abordate intuitiv, fără o imagine completă asupra impactului lor financiar, managementul navighează cu ochii închiși.
Este un argument suplimentar în favoarea unei afirmații pe care o repetăm: raportarea periodică și transparentă deplasează funcțiunea de HR dintr-o zonă predominant administrativă și o transformă într-un partener strategic al managementului.
Întrebări frecvente despre conformitatea în HR
De ce este importantă conformitatea în HR?
Pentru că, în lipsa ei, pot să apară litigii de muncă, sancțiuni, recalculări fiscale, costuri suplimentare și un consum semnificativ de resurse pentru remedierea problemelor. Motiv pentru care un sistem bine organizat oferă stabilitate, predictibilitate și informațiile necesare pentru decizii de management mai bine fundamentate.
Ce presupune un audit de conformitate în HR?
El urmărește verificarea documentelor de personal, a proceselor de payroll, a tratamentului fiscal aplicat salariilor și beneficiilor, a regulamentelor interne și a modului în care compania monitorizează indicatorii relevanți pentru management. Scopul său? Identificarea vulnerabilităților înainte ca acestea să genereze sancțiuni sau litigii.
Cât de des ar trebui verificată conformitatea în HR?
De reținut: conformitatea nu este o activitate ocazională, desfășurată doar înaintea unui control sau ca urmare a unui eveniment precum un litigiu de muncă. Procesele de HR trebuie monitorizate permanent. Verificări sunt recomandate ori de câte ori apar modificări legislative, schimbări organizaționale sau actualizări importante ale politicilor salariale și de personal.
Cine este responsabil pentru conformitatea în HR?
Este clar că responsabilitatea nu aparține exclusiv departamentului de resurse umane. Un nivel ridicat de conformitate presupune colaborarea dintre HR, payroll, financiar, management și, în funcție de specificul companiei, consultanți specializați. Aceștia pot identifica și corecta din timp și cu exactitate eventualele vulnerabilități.
Cum poți identifica dacă organizația ta are vulnerabilități de conformitate în HR?
Primele semnale apar, de regulă, în activitatea de zi cu zi: documente de personal descoperite ca fiind incomplete sau neactualizate, modificări contractuale care nu au fost implementate corespunzător, neclarități privind tratamentul fiscal al unor beneficii sau lipsa unor rapoarte periodice privind costurile salariale. Sunt vulnerabilități care rămân deseori neobservate până la un control sau un litigiu.
Care este cea mai frecventă greșeală pe care o fac companiile în privința conformității în HR?
Conformitatea în HR este o activitate importantă, dar în general tratată ca non-urgentă. Motiv pentru care se amână până când apare un control sau un litigiu.
Greșeala se repară atunci când conformitatea în HR devine un proces continuu. Asta înseamnă că pe ordinea de zi se află tot timpul câte o acțiune care ține de actualizarea documentelor, verificarea proceselor de payroll, revizuirea regulilor interne și monitorizarea indicatorilor relevanți pentru management.
Cum poți evalua rapid nivelul de conformitate al companiei?
Zonele vulnerabile se pot identifica, de multe ori, cu câteva întrebări bine formulate.
Merită să analizezi dacă:
- dosarele de personal sunt complete, actualizate și conțin toate documentele obligatorii;
- procesele de payroll și tratamentul fiscal al salariilor și beneficiilor sunt verificate periodic;
- Regulamentul Intern și, acolo unde este cazul, Contractul Colectiv de Muncă reflectă realitatea organizației și modificările legislative;
- managementul primește rapoarte periodice privind costurile salariale și principalii indicatori de HR;
- există un proces de verificare preventivă a conformității, nu doar intervenții înaintea unui control.
Dacă răspunsul la una sau mai multe dintre aceste întrebări este negativ, este posibil ca organizația ta să fie expusă unor riscuri. Contactează-ne, pentru a le identifica și îndepărta împreună.
Dar și mai important este un proces complet de conformitate HR, care să contribuie la eficiență operațională, predictibilitate financiară și alte implicații pozitive în strategia generală de management a companiei tale.
Autor: Corina Mitrică, Managing Partner Accountess
Contează. Pe noi. Și pe resursele tale umane.
Ne poți urmări pagina de Facebook, precum și contul de Linkedin pentru a rămâne la curent cu cele mai noi informații de interes.