Începând cu 1 ianuarie 2026, toate companiile din România sunt obligate să utilizeze exclusiv platforma REGES Online pentru raportarea relațiilor de muncă. Digitalizarea sistemului poate aduce o schimbare majoră în modul în care se desfășoară controalele ITM, iar angajatorii trebuie să fie pregătiți. De ce? Deoarece controale ITM 2026 vor putea fi declanșate și de neconcordanțele vizibile în sistem.
De ce se intensifică controalele ITM în 2026?
Tranziția de la Revisal la REGES Online oferă Inspecției Muncii un nivel fără precedent de vizibilitate și control. În locul unor inspecții punctuale sau întâmplătoare, vom putea asista la controale ghidate de date, în care orice întârziere sau neconcordanță semnalizează un risc de neconformitate.
Un raport recent publicat de Inspecția Muncii arată că una dintre direcțiile principale de control pentru 2026 este tocmai verificarea implementării corecte a REGES Online și a datelor raportate în acest sistem. Se dorește astfel combaterea muncii nedeclarate, respectarea timpului de muncă și verificarea documentelor justificative pentru modificările contractuale.
Ce este REGES Online?
REGES (Registrul General de Evidență a Salariaților) este sistemul oficial de evidență a muncii. Începând cu 2026, varianta clasică (Revisal) este complet înlocuită de REGES Online, o platformă accesibilă prin Spațiul Privat Virtual (SPV), care:
- permite transmiterea, modificarea și consultarea în timp real a contractelor individuale de muncă de către angajatori și împuterniciți;
- asigură o evidență unificată și automatizată a tuturor datelor de personal la nivel național, reducând erorile și întârzierile
- generează notificări și validări automate, facilitând conformitatea cu legislația muncii;
- oferă ITM posibilitatea de a identifica în mod proactiv angajatorii neconformi.
Riscurile neconformării: mai rapide, mai vizibile, mai costisitoare
Dacă până acum o companie putea spera că nu va fi „aleasă” spre a fi controlată, începând cu 2026 acest lucru nu mai este posibil. REGES Online transformă controlul ITM într-un proces predictiv, bazat pe datele din platformă.
Iată principalele pericole:
- Discrepanțele între datele migrate din Revisal și cele actuale pot duce la suspiciuni de fals sau raportare incompletă;
- Modificările de salariu sau funcție neraportate la timp sunt identificate imediat;
- Lipsa documentelor justificative (acte adiționale, decizii interne, semnături electronice) poate duce la amenzi și măsuri corective;
- Neclaritățile privind utilizatorii platformei (cine are acces, ce rol are, cum este împuternicit) pot ridica semne de întrebare, mai ales în cazul externalizării serviciilor HR.
Potrivit legislației actuale, neconformitatea privind completarea REGES poate atrage amenzi între 5.000 și 10.000 lei. Iar în contextul noului sistem, probabilitatea de sancțiune este semnificativ mai mare.
Recomandări Accountess pentru controale ITM 2026
Din experiența noastră, am pregătit un set de verificări urgente pe care orice angajator ar trebui să le efectueze pentru a evita sancționarea în cazul unui control.
Iată ce ar trebui să faci:
- Verifică dacă datele migrate din Revisal sunt corecte
- Verifică funcțiile, salariile, tipurile de contract și orele de lucru.
- Compară datele din REGES cu cele din contractele fizice sau din sistemul intern HR.
- Asigură respectarea termenelor legale de raportare
- Orice modificare contractuală (salariu, poziție, normă de muncă) trebuie transmisă în termenul legal.
- Pregătește dosarele de personal cu documente justificative
- Documentele de personal trebuie să fie semnate și aduse la cunoștința angajaților.
- Orice informație din REGES trebuie să aibă un document în spate: decizii, acte adiționale, notificări.
- Revizuiește accesul și rolurile în platformă
- Stabilește clar cine operează în REGES Online și pe baza cărui act justificativ.
- În cazul externalizării, asigură furnizorului de HR o delegare corespunzătoare.
- Tratează REGES Online ca pe un audit permanent
- Nu privi platforma ca un simplu tool de raportare.
- Implementează un proces intern de verificare periodică (lunar sau trimestrial).
Cum te poate ajuta Accountess?
La Accountess, ajutăm companiile să evite riscurile și să adopte un management al resurselor umane complet digitalizat, sigur și conform cu noile reglementări. Putem interveni prin:
- Audit preventiv REGES Online – verificăm dacă datele sunt corect introduse, dacă fluxurile respectă legea și dacă documentele sunt în concordanță cu informațiile raportate către autorități.
- Consultanță HR – oferim suport în redactarea și arhivarea documentelor justificative.
- Externalizare payroll și administrare personal – printr-un parteneriat sigur și complet documentat.
- Training pentru echipele interne – de ex. cum se utilizează REGES Online eficient și legal sau cum se construiesc fluxuri de lucru care să asigure atât conformitatea cât și flexibilitatea operațională.
Digitalizarea REGES și noile direcții ITM aduc schimbări importante pentru angajatori în 2026. Cei care vor trata noua platformă drept un simplu instrument de raportare, riscă să piardă din vedere beneficiile reale. O abordare eficientă este cea proactivă: REGES este un instrument de audit care sprijină în asigurarea conformării și în creșterea eficienței operaționale.
Soluția optimă este să identifici din timp eventualele neconformități prin audit intern preventiv.
Fă primul pas alături de noi – contactează-ne.
Autor: Corina Mitrică, Managing Partner Accountess
Contează. Pe noi. Și pe resursele tale umane.
Ne poți urmări pagina de Facebook, precum și contul de Linkedin pentru a rămâne la curent cu cele mai noi informații de interes.