În mediul de afaceri din ce în ce mai competitiv de astăzi, companiile caută modalități cât mai eficiente de optimizare a operațiunilor și proceselor, pentru a se concentra pe activitățile lor principale.
Una dintre strategiile eficiente adoptate tot mai des este externalizarea serviciilor de contabilitate, precum și a celor de salarizare către echipe de specialiști cu expertiză solidă în aceste două domenii esențiale pentru bunul mers al oricărei afaceri.
În mod concret, această decizie de business permite firmelor să beneficieze de experiența și competența specialiștilor în domeniu, eliberând resurse interne prețioase pentru a fi direcționate către creșterea și dezvoltarea afacerii.
Ceea ce știm deja este faptul că toate companiile care externalizează serviciile de contabilitate și salarizare își pot îmbunătăți în mod exponențial eficiența operațională prin concentrarea resurselor interne eliberate astfel pe activități cheie ale afacerii. Acest lucru duce în mod natural la creșterea productivității și la optimizarea costurilor pe numeroase paliere.
Desigur, doi dintre cei mai importanți factori de care ținem cont pentru externalizarea serviciilor de contabilitate, salarizare și HR sunt reprezentați de reducerea cheltuielilor administrative asociate cu gestionarea unui departament intern și predarea riscului către partenerul extern. Așadar, companiile pot economisi bani și resurse valoroase prin externalizare doar prin prisma acestei perspective, chiar și fără a privi mai departe către beneficiile colaborării cu o echipă specializată, externalizată.
Dar acesta este doar începutul. Externalizarea sarcinilor și responsabilităților din zona de contabilitate și salarizare aduce cu sine numeroase beneficii iar noi, la Accountess înțelegem faptul că orice client care vine către noi merită tot efortul din partea echipelor noastre de specialiști pentru accesarea acestor avantaje pe o perioadă cât mai lungă de timp. Un client mulțumit rămâne în portofoliul nostru și devine un promotor natural către tot mai mulți oameni de afaceri care au nevoie de aceleași servicii.
Uneori, externalizarea serviciilor de contabilitate și salarizare nu se realizează pentru că nu sunt cunoscute toate beneficiile
Externalizarea serviciilor de contabilitate și salarizare presupune transferul responsabilității pentru gestionarea proceselor din zona fiscal-financiară și de resurse umane către terți specializați. De la gestionarea situațiilor financiare și a impozitelor până la calcularea salariilor și respectarea legislației pentru o bună gestiune a resurselor umane, echipa externalizată se ocupă de toate aceste activități esențiale pentru funcționarea optimă a unei afaceri.
Este posibilă externalizarea operațiunilor de contabilitate și salarizare cu zero bătăi de cap pentru antreprenori?
Da, desigur, se poate realiza un transfer complet al proceselor și operațiunilor din această sferă către o echipă specializată și cu experiență în gestiunea acestora. Există persoane de legătură care asigură comunicare constantă și transparență deplină pentru ca relația factorilor de decizie cu echipa de externalizare să fie una solidă.
De asemenea, așa cum este și natural, echipa de specialiști către care se realizează externalizarea va avea inclusiv responsabilitatea de a urmări tot ce “mișcă” în context legislativ – economic – social, astfel încât să existe previzibilitate și stabilitate maximă pentru afacerile clienților.
Anticipăm schimbări legislative și ne pregătim în avans pentru orice scenariu care poate avea impact pentru companiile clienților noștri cu ajutorul unor echipe multidisciplinare, cu expertiză vastă și specializată.
Beneficiile externalizării serviciilor de contabilitate și salarizare
- Eficiență în activitate și economie de costuri. Este bine cunoscut faptul că externalizarea permite companiilor să acceseze servicii de înaltă calitate la costuri mai avantajoase decât angajarea unei echipe interne dedicate de contabili și specialiști în salarizare. Doar actualizarea soft-urilor reprezintă o cheltuială majoră, fără să mai ținem cont de restul particularităților care vin la pachet cu efort financiar adăugat.
- Acces la experiență și competențe într-o paletă variată. Companiile care oferă servicii de externalizare a serviciilor de contabilitate și salarizare colaborează în mod natural doar cu profesioniști cu experiență și cunoștințe actualizate în domeniul contabilității și al salarizării, asigurându-se astfel conformitatea cu reglementările în schimbare și optimizarea proceselor.
La Accountess lucrăm cu peste 60 de specialiști din domeniul contabilității și salarizării, cu ajutorul cărora ajutăm aproximativ 230 de clienți activi din portofoliul nostru. Faptul că toți colegii noștri sunt la zi cu legislația în vigoare reprezintă o garanție că se livrează servicii de calitate către toți clienții.
- Focus complet pe activități cheie și capacitate de dezvoltare a afacerii. Din momentul în care sarcinile și responsabilitățile administrative sunt externalizate, antreprenorii se pot concentra pe activitățile care aduc valoare reală afacerii, cum ar fi inovarea și dezvoltarea produselor și serviciilor, îmbunătățirea relațiilor cu toți clienții existenți, deschiderea de noi căi de comunicare cu audiența țintă, realizarea de noi funnel-uri de vânzare.
- Flexibilitate deplină pentru companiile cu activitate fluctuantă. Serviciile de externalizare a sarcinilor din contabilitate și salarizare sunt flexibile și pot fi adaptate în funcție de nevoile și dimensiunea afacerii, oferind posibilitatea de gestiune mai eficientă a variațiilor sezoniere sau a perioadelor de creștere.
- Reducerea riscurilor și conformitate deplină cu legislația în vigoare. Responsabilitatea de conformare cu legislația în vigoare revine echipei de externalizare. La Accountess, ne angajăm să respectăm legislația fiscală și în domeniul resurselor umane, reducând astfel riscul de erori și penalități pentru toți clienții noștri, indiferent de industria de care aparțin afacerile acestora. Fiecare domeniu prezintă particularități de care ținem cont și care schimbă datele problemei atât din punct de vedere al conformării legislative, cât și în privința modului în care se realizează optimizarea fiscală.
- Acces la tehnologii care țin mereu pasul cu cerințele mediului economic și legislativ. Externalizarea oferă acces la instrumente și tehnologii de ultimă generație pentru gestionarea eficientă a datelor financiare și a proceselor de salarizare.
Înțelegem faptul că acest capitol presupune efort financiar pentru numeroase companii atunci când contabilitatea și salarizarea sunt gestionate intern iar investiția uneori nu este considerată pe deplin justificată. Însă atunci când discutăm despre echipe externalizate care deservesc sute de clienți, investițiile sunt realizate fără ezitare.
Pentru că ne dorim eficiență și siguranță maximă pentru afacerile clienților noștri, lucrăm cu cele mai bune soft-uri din domeniu și le personalizăm astfel încât să răspundă cerințelor și obiectivelor necesare, indiferent ce schimbări legislative intervin.
- Confidențialitatea datelor este întotdeauna garantată. Echipa de externalizare deține obligația de a păstra confidențialitatea tuturor informațiilor la care au acces în momentul în care preiau procesele si operațiunile business-ului oricărui client. Este aceeași situație ca atunci când echipa de contabilitate și salarizare este una internă. Nu există niciun fel de deosebire, protocoalele de asigurare a confidențialității fiind similare. Există standarde și politici, reguli cu privire la criptarea datelor și GDPR pe care le asigurăm încă din prima zi de colaborare.
- Controlul deplin asupra deciziilor, cu toate informațiile necesare pe masa de discuții. Antreprenorii dețin în continuare control complet asupra deciziilor pe care doresc să le ia în cadrul companiilor pe care le reprezintă. Echipa de externalizare deține responsabilitatea de a informa antreprenorii cu privire la impactul deciziilor și oferă consultanță cu privire la cele mai bune și strategice opțiuni pe care aceștia le pot lua în considerare.
- Comunicare permanentă și accesibilitate deplină. Colaborarea cu o echipă externalizată de contabilitate și salarizare presupune comunicare permanentă, zi de zi, oricând în cadrul programului de lucru. Clienții noștri au acces la persoanele de legătură din cadrul echipei externalizate pentru orice întrebare, pentru orice nelămurire.
Suntem în permanență în dialog cu toți clienții noștri și, în timp, relația dintre noi devine atât de puternică încât devenim o echipă cât se poate de internă. Distanța fizică nu se traduce în comunicare defectuoasă, ci doar în economii financiare pentru antreprenori.
Când este potrivită externalizarea serviciilor de contabilitate si salarizare?
Externalizarea serviciilor de contabilitate și salarizare este potrivită pentru orice companie care dorește să-și optimizeze costurile, să-și concentreze resursele pe strategii de creștere și să se asigure că domeniile financiare și de resurse umane sunt gestionate în mod eficient și conform legislației în vigoare. Nu există un moment potrivit sau un moment nepotrivit pentru acest transfer de responsabilități și sarcini.
Decizia de a externaliza serviciile de HR și de contabilitate poate fi luată oricând, chiar și în momentul lansării unui business, dar și în momentele de dificultate extremă, sau în pragul unei fuziuni. Externalizarea merită luată în calcul cu precădere în momentul în care compania nu funcționează optim și este nevoie de schimbări majore. Succesul procesului de externalizare depinde de experiența specialiștilor către care se realizează transferul acestor sarcini și responsabilități.
Externalizarea serviciilor de contabilitate și salarizare reprezintă o pârghie pentru creșterea eficienței operaționale și un mod prin care business-urile active pot câștiga un avantaj competitiv major, într-un mediu de afaceri din ce în ce mai dinamic și complex.
Un element important cu privire la acest subiect de interes din ce în ce mai mare este cel referitor la faptul că toate companiile care externalizează serviciile de contabilitate și salarizare tind în mod clar să dezvolte parteneriate strategice pe termen lung cu furnizorii lor externi. Aceste parteneriate nu se limitează doar la servicii, ci implică adesea colaborarea la nivel strategic pentru inovare, optimizare și creștere comună.
Este fenomenul pe care îl trăim în mod constant la Accountess, unde clienții noștri devin parteneri strategici pe termen nedeterminat. Suntem alături de ei și în momentele în care apar dificultăți în plan economic sau legislativ. Dar suntem alături de ei și când sărbătoresc victorii și reușite.
În final, externalizarea serviciilor de contabilitate și salarizare nu este doar o simplă soluție operațională, ci un parteneriat strategic care contribuie la evoluția și transformarea organizațiilor într-un mod sustenabil și valoros.
Dacă ești în căutarea unei echipe de externalizare pentru serviciile de contabilitate, salarizare, administrarea resurselor umane, management financiar și consultanță pentru afacerea ta, te invităm să ne contactezi pentru a stabili o primă întâlnire de cunoaștere și evaluare. Un consultant al echipei Accountess îți va prelua mesajul în cel mai scurt timp.
Te așteptăm să descoperim împreună toate obiectivele care îți pot ajuta afacerea să se dezvolte sustenabil și profitabil.
Succes maxim și afaceri pe profit!
Autor: Ana Cernescu, Managing Partner Accountess
Ne poți urmări pe Linkedin și pe Facebook pentru a rămâne mereu la curent cu materialele pe care le publicăm.