Ce reprezintă un sistem ERP și de ce este unul dintre cele mai importante investiții pentru orice business pentru care dezvoltarea sănătoasă reprezintă un obiectiv musai să fie îndeplinit?
În materialul de astăzi vă oferim câteva informații importante pentru a înțelege caror scopuri răspunde un ERP, ce face un astfel de sistem software să fie un instrument cu adevărat magic și cine sunt specialiștii cărora le lasăm în responsabilitate mentenanța și buna utilizare a acestei solutii ERP.
ERP reprezintă acronimul pentru ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP. Ne vom referi la ERP cu gândul că reprezintă un software pe care orice organizație îl utilizează pentru a-și gestiona în mod optim activitățile de business, de management, de administrare, de operaționalizare, precum și de automatizare a activităților care se pretează să fie automatizate.
Câteva dintre cele mai importante activități ce pot fi realizate în mod inteligent prin intermediului unui ERP: contabilitate, gestiune și aprovizionare, managementul riscurilor, managementul proiectelor, managementul facilităților, activități administrative, lanțul de aprovizionare și producția, achizițiile publice, activități din zona de HR și managementul performanțelor unei organizații, activitățile din zona de business development, bugete și managementul fluxului financiar, activități de logging și raportare, activități de planificare și simulări importante pentru numeroase zone specifice unei organizații.
Iată, în câteva cuvinte, de ce avem nevoie de un ERP optim și cât de important este să deții „instrumentul” potrivit care îți poate acoperi o zonă cât mai largă de activități.
ERP-ul ajută la planificarea activităților și operațiunilor, planificarea bugetelor și etapizarea acestora în mod corect, la anticiparea rezultatelor financiare ale unui business și chiar la realizarea de simulări care, per total, ne ajută să economisim timp, bani, energie și orice alte resurse pe care le-am putea pune la bătaie.
Mai mult, un sistem ERP oferă avantajul de a cupla fluxuri de date între ele pentru ca organizația să functioneze optim și cu toate datele expuse în mod transparent și gata să fie integrate acolo unde sunt necesare. Cu alte cuvinte, ERP reprezintă un sistem de gestiune pentru un business care are nevoie de consecvență, stabilitate, comunicare ireproșabilă și planificare atentă în timp real și în mod permanent.
Informații importante despre alegerea și implementarea unui sistem ERP:
1. Cum știm că avem nevoie de un ERP pentru afacerea noastră
2. Cum alegem un ERP optim pentru nevoile business-ului nostru
3. La ce trebuie să fim atenți când alegem un sistem ERP
4. Care sunt cele mai importante funcții ale unei solutii ERP bune
5. Cum se implementează un software ERP în mod corect
6. Care sunt condițiile de predare a software-ului ERP
7. Care sunt costurile pentru achiziționarea unui sistem ERP și ulterioare achiziționării acestuia
1. Cum știm că avem nevoie de un ERP pentru afacerea noastră
Este esențial ca, înainte de a merge mai departe pentru analizarea ERP-urilor din piață, să realizăm o analiză atentă a tuturor nevoilor companiei noastre, pentru fiecare departament, proces, operațiune, activitate specifică.
ERP reprezintă o achiziție importantă și o investiție care deține puterea de a returna beneficii notabile pentru business-urile care îl pot utiliza la maxim și în mod real nu pot funcționa în lipsa acestuia.
ERP este necesar atunci când un business are nevoie de automatizare la nivel înalt, de unelte de reducere a costurilor, de scăderea erorilor, de urmărirea atentă a tuturor fluxurilor existente, de control atent al stocurilor, de raportare pe sisteme de management.
Este lesne de înțeles faptul că afacerile mici, cu un număr mic de angajați pot prelua într-o anumită măsură aceste activități și în lipsa unui ERP.
De foarte multe ori, un business care dorește să scaleze corect nu poate realiza acest lucru decat cu ajutorului unui software ERP bine ales și foarte bine implementat și dezvoltat.
2. Cum alegem un ERP optim pentru nevoile business-ului nostru
Pentru alegerea corectă a unui ERP potrivit pentru nevoile afacerii noastre, este esențial să identificăm toate nevoile companiei, toate zonele pe care simțim ca putem fi descoperiți, toate ariile unde știm că este nevoie de o urmărire mai atentă a fluxurilor existente, capitolele unde automatizarea poate fi implementată cu succes.
Alegerea unui ERP trebuie să țină cont de obiectivele noastre: automatizare, reducerea costurilor, reducerea numărului de angajați din anumite departamente, construirea unui sistem de scalare, mai multă rigoare, eliminarea erorilor, urmărirea mai buna a fluxurilor, controlul mai eficient al stocurilor, raportare mai bună și obținerea de rapoarte extrem de complexe și în timp real pentru ca analizele pe care ne bazăm să ne ajute să ne stabilizăm, să ne dezvoltăm și să ne asigurăm prosperitatea în afacerile noastre. Și nu numai!
Am putea spune că pe ultimul loc în lista de aspecte de care să ținem cont în alegerea unui ERP este cel legat de costuri. Costurile aferente achiziționării și dezvoltării acestui software sunt amortizabile atunci când avem alături specialiștii care să îl folosească la capacitate maximă. Iar acest lucru este cunoscut și confirmat de toți marii antreprenori care înțeleg puterea unui ERP excelent.
3. La ce trebuie să fim atenți cand alegem un sistem ERP
Analiza celor mai importante solutii ERP de pe piață și discutarea caracteristiciilor fiecăruia împreună cu un specialist economist reprezintă punctul de plecare pentru alegerea software-ului în care vom alege să investim.
Desigur, aici discutăm despre specialiști contabili și consultanți financiari care au avut ocazia să lucreze cu mai multe soft-uri ERP iar acest lucru se traduce prin expertiză practică de care orice business are nevoie pentru o alegere corectă.
Ne concentram pe acele ERP-uri care știm în mod concret că au “chimie” cu o anumită afacere din toate punctele de vedere sau, desigur, din cât mai multe puncte de vedere, dacă nu putem obține o potrivire fidelă 100%.
Ne bazăm în mod clar și pe recenzii însă nu am putea spune că sunt eliminatorii. De ce? Din simplul fapt că un ERP perfect pentru un anumit business se poate dovedi ineficient pentru un altul. Așadar, specialiștii și consultanții financiari sunt cei care ne pot oferi cele mai relevante informații de care să ținem cont pentru a alege ERP-ul perfect.
4. Care sunt cele mai importante funcții ale unui ERP bun
Un ERP bun trebuie să dețină cel puțin următoarele puncte cheie:
- Să dețină un modul foarte bun de gestiune a stocurilor
- Să poată fi integrat cu ușurință cu platformele de vânzări
- Să permită importurile de extrase bancare
- Să dețină modulul de inventariere a stocurilor prin scanarea codurilor de bare
- Să dețină un modul de contabilitate foarte bine pus la punct, actualizat cu legislația la zi și să aiba capacitatea de a se actualiza continuu pe măsură ce legea se schimbă
- Să fie ușor de utilizat și intuitiv
- Să permită raportarea SAF-T
- Să dețină o echipă de suport suficient de generoasă încât răspunsurile la solicitări să vină rapid, să nu se genereze blocaje
- Să dețină bine dezvoltat și ușor de implementat modulul de analiză BI
Securitatea informatiilor pentru un ERP sigur
Amintim faptul că orice ERP are nevoie de atenție sporită la securitatea informațiilor. Echipele de mentenanță trebuie să asigure backupul și instrumente de recuperare a informațiilor compromise.
5. Cum se implementează un ERP în mod corect
Planul de implementare a unui ERP vizează în principiu obiectivele măsurabile pe care afacerea noastră dorește să le atingă pe termen scurt, mediu și pe termen lung. Pornind de la aceasta premisă, că toate obiectivele trebuie acoperite prin intermediul ERP-ului nostru, înțelegem și faptul că avem nevoie imperioasă de echipele potrivite care să realizeze acest lucru, să supravegheze o implementare corectă și completă.
Vom implica în mod activ echipele de consultanți financiari și consultanți fiscali, specialiști în HR, salarizare și legislația muncii, manageri de proiect, manageri operaționali și echipele operative de facility management, de managementul riscului și chiar și specialiștii SSM și Protectia Mediului.
Toate fluxurile de operații trebuie să fie cuprinse în cadrul arhitecturii operaționale a acestui ERP cu care ne dorim să pornim bine de la început.
De ce este nevoie de o implementare optimă de la bun inceput? Pentru a evita modificările ulterioare, pentru a evita nașterea unui mic-mare haos pe diferite paliere ale afacerii noastre, pentru a ne asigura că există comunicare și transparență completă de la A la Z încă de la primele ore de funcționare a acestui ERP de la care avem, desigur, așteptări mari. Și da, chiar pentru a evita ca implementarea să devină un plan cu rezultate slabe și plătit scump.
În același timp, ținem cont de faptul că implementarea unui ERP se va realiza în mod obligatoriu pe etape bine definite astfel încât toate fluxurile organizației să fie corect cuprinse, fidel acoperite și perfect funcționale atunci când ne dorim să realizăm automatizare ulterioară, planificare ulterioară, simulări ulterioare etc.
În mod optim, echipele de implementare și mentenanță a unui ERP au nevoie de training solid. Un ERP valoros necesită o echipă care să știe cum să îl folosească optim, la maxim, pentru performanțe extrem de înalte.
Așa cum bine știm, un ERP trebuie utilizat de cât mai multe departamente iar aici este unul dintre punctele în care realizăm cât de mult Return On Investment câstigăm din partea acestuia.
6. Care sunt condițiile de predare a ERP
Așa cum bine stim, condițiile de predare a ERP trebuie să fie foarte bine discutate și analizate, pentru că impactul acestei acțiuni bate lung și are ecou pe toate planurile cheie ale unei afaceri.
Sfatul nostru, în calitate de experți în acest domeniu este ca predarea unui ERP să se realizeze chiar și cu implicarea unei echipe de avocați. La final, așa cum bine stim, nu se realizează nicio plată fără raport de acceptanță.
7. Care sunt costurile pentru achizitionarea unui ERP și ulterioare achiziționării acestuia
Achiziționarea unui ERP pornește de la câteva sute de euro și poate ajunge la zeci de mii de euro. În funcție de echipa de realizare și programare, în funcție de obiectivele pe care le atinge, în funcție de posibilități, capacități, arii de activitate, un ERP poate avea nevoie de o investiție mai mică sau mai mare.
Ceea ce știm de la bun început este că trebuie să fie discutate de la început și agreate costurile ulterioare de dezvoltare, actualizare, rezolvare de bug-uri și nu numai. Ținta noastră este ca ERP-ul ales și în care s-au investit resurse importante la achiziționare să nu devina un soft imposibil de schimbat dar și greu de dezvoltat.
Desigur, un ERP poate suferi modificări importante iar acest lucru se poate întâmpla pentru că toate afacerile sunt unice. Nu există business perfect identic cu un altul din industrie iar acest lucru se traduce într-o paletă diferita de nevoi și obiective. Iar aceste nevoi și obiective trebuie să fie acoperite cât mai bine de un ERP care să poată suferi și modificări, actualizări constante, dezvoltare și personalizare continuă.
Este lesne de înțeles faptul că toate aceste procese ulterioare sunt inerente și necesită investiții de timp, energie, bani, creativitate și expertiza specialiștilor care utilizează ERP-ul și îl pot perfecționa în mod constant.
Aici ne referim în mod concret la faptul că un ERP poate fi extrem de valoros însă un business solid are nevoie de specialițtii care îl pot valorifica la maxim, îi pot vedea potențialele îmbunătățiri și pot comunica în mod optim cu echipa de dezvoltare pentru ca acel ERP să devină cu adevărat unealta perfectă pentru o afacere care se dezvoltă minunat.
La final, înțelegem faptul că principiul de bază al soluțiilor ERP este reprezentat de colectarea informațiilor în mod centralizat, în mod organizat, gata să fie prelucrate simplu și eficient. Mai departe, aceste informații se vor propaga la nivelul tuturor departamentelor și proceselor în cadrul cărora își au rostul și pot fi cu adevărat de folos. Deciziile se pot lua în deplină cunoștință de cauză și cu toate datele pe masa de discuții iar acest lucru înseamnă enorm pentru toți antreprenorii care își doresc o dezvoltare durabilă a afacerii lor.
În cuvinte simple, ERP organizează și dizolvă haosul, oferă încredere că informațiile sunt corecte și sunt puse la dispoziția tuturor celor implicați în deciziile la baza cărora aceste informații și date ar trebui să stea de la bun început.
Pentru business-uri pregătite să își organizeze operațiunile cu ajutorului unui ERP, oferim consultanță pentru alegerea celor mai bune soluții și asigurăm asistență în implementarea și dezvoltarea acestora. Specialiștii noștri vă stau la dispoziție cu expertiză în acest domeniu și profesionalism confirmat de toti clienții din portofoliul nostru.
Autor: Ana Cernescu, Managing Partner Accountess
Te invităm să ne urmărești pagina de Facebook, precum și contul de Linkedin pentru a rămâne la curent cu cele mai noi articole de interes.