SAF-T este unul dintre cele mai importante subiecte pentru specialiști și consultanți. Raportarea SAF-T rămâne un aspect pe care trebuie să îl gestionăm cu maximă atenție pentru că reprezintă un punct esențial de bifat pentru administrarea cu succes și în deplin control a oricărei companii care deține această obligație.
Ghid Esențial Raportarea SAF-T către ANAF în 2023
În Ghidul esențial 2023 vom lămuri totul despre raportarea SAF-T, cu informații de la A la Z, pentru toți profesioniștii care trebuie să înțeleagă acest capitol bine de la început. Căci dacă de la bun început pornim cu dreptul înainte, avem toate șansele ca restul pieselor de puzzle să se așeze corect și rapid.
Iată cele mai importante capitole pe care le dezbatem despre SAF-T:
- Ce este SAF-T
- Cine raportează SAF-T?
- Ce trebuie raportat în Declarația SAF-T?
- Cine poate realiza raportarea propriu-zisă a SAF-T?
- Care este termenul limită de raportare SAF-T în 2023?
- Care este perioada de grație pentru raportarea SAF-T?
- Ce se întâmplă în cazul în care nu reușim să raportăm SAF-T la timp?
- Ce provocări există în ceea ce privește raportarea SAF-T?
- Ce soft-uri sunt recomandate pentru o cât mai simplă raportare SAF-T?
- Top 3 sfaturi utile pentru ca raportarea SAF-T să fie un succes.
Să o luăm de la bun inceput! Vom afla în rândurile următoare totul despre acest subiect care a pus pe jar contabilii și chiar și experții contabili.
Ceea ce bine știm este că acolo unde există implicare din partea mai multor profesioniști, se găsesc soluții bune. Chiar și când raportarea SAF-T se face pe ultima sută de metri și nu avem la dispoziție o armată de experți contabili, reușita poate fi garantată? Vom vedea în ce masură acest lucru este posibil în materialul pe care îl punem la dispoziția dumneavoastră.
1. Ce este SAF-T?
SAF-T reprezintă fișierul standard de control fiscal și este implementat în România de către ANAF. În principiu, discutăm despre o raportare lansată de către OECD încă din anul 2010. OECD reprezintă acronimul pentru Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică. Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică este un forum unic unde guvernele a 35 de democrații conlucrează pentru a răspunde provocărilor economice, sociale și nu numai.
Concret, antreprenorii și profesioniștii din domeniul financiar-fiscal trebuie să rețină faptul că raportarea SAF-T ține cont de raportarea tuturor informațiilor contabile și fiscale ale unei companii către ANAF.
Ce vrem să spunem și mai concret?
SAF-T reprezintă radiografia atentă, completă și desăvârșită a situației unei companii. Aici se vede totul și este vital ca această declarație să fie raportată corect de la bun început. Lesne de înțeles, pentru ca această radiografie să fie desăvârșită, contabilitatea și gestiunea trebuie să fie asemenea.
Există 3 declarații de tip SAF-T care se vor depune la intervale de timp specifice:
- Declarația 406 SAF-T lunară sau trimestrială (conține toate operațiunile contabile și fiscale);
- Declarația 406 SAF-T Mijloace fixe anuală;
- Declarația 406 SAF-T Stocuri – se depune la solicitarea autorităților fiscale, în termen de 30 de zile de la momentul solicitării.
Mare atenție la faptul că dacă situația stocurilor nu este una clară și bine organizată, conformarea cu privire la depunerea declarației în 30 de zile este mai mult sau mai puțin … o misiune imposibilă.
2. Cine raportează SAF-T?
- Raportarea SAF-T este obligatorie pentru toți contribuabilii mari din 2022.
- Raportarea SAF-T este obligatorie pentru contribuabilii mijlocii, bănci, IFN-uri, societăți de asigurare și alte instituții financiare din 2023.
- Raportarea SAF-T va fi obligatorie pentru contribuabilii mici din 2025.
Așa cum bine știm, raportarea SAF-T se realizează către ANAF și constă în depunerea declarației în format XML.
3. Ce trebuie raportat în declarația SAF-T?
Declarația SAF-T urmărește raportarea către autoritatea fiscală din România a tuturor infomațiilor/ operațiilor din contabilitatea unei companii, codificate conform instrucțiunilor:
- Informații generale despre: companie, numele software-ului care a generat fișierul, etc;
- Facturile de furnizori, clienți, bonurile de consum, avizele, transferurile între gestiuni, rapoartele de producție linie cu line, și alte informații;
- Stocurile de materiale – produs cu produs, stoc inițial, rulaj, stoc final, cod vamal, cod locație, cod gestiune;
- Casa și banca – toate operațiunile înregistrate intr-o lună, operațiune cu operațiune;
- Toate taxele și impozitele inclusiv TVA, codificate conform instrucțiunilor;
- Registrul jurnal al companiei – informații despre înregistrările contabile efectuate în perioada de raportare, la nivel de tranzacție, inclusiv conturile contabile analitice;
- Activele – mijloacele fixe se vor declara fiecare în parte, detaliat pe locație, gestiune, mișcări în gestiune (intrări, ieșiri prin vânzare, casări, amortizări, transfer între gestiune, șamd);
- Balanța contabilă – se va declara fiecare cont din balanță (sold inițial, sold final, rulaje).
Documente sursă: conțin informații despre facturi de vânzare și cumpărare, plăți, documente pentru mișcarea stocurilor, documente pentru tranzacții cu active, etc.
4. Cine poate realiza raportarea propriu-zisă a SAF-T?
De ce anume avem nevoie pentru ca raportarea SAF-T să se realizeze corect și eficient, ideal într-un timp cât mai scurt? Ei bine, aici este necesar ca ajutorul să vină din partea unui economist sau a unui contabil cu multă experiență în domeniu, un expert contabil și o echipă de programatori bună care să știe ce au de făcut. Nu există soft care să elibereze declarația printr-un clic. Ea trebuie configurată pentru fiecare client în parte.
Pentru clienții noștri avem echipe dedicate în mod special pentru acest capitol deosebit de important, iar la mijloc sunt sute de ore de testare de soft-uri, ședințe cu programatorii, soluții care să fie aplicate cu succes pentru fiecare companie în parte.
Ne dorim ca fiecare declarație SAF-T să reprezinte un succes iar clientul să știe că facem echipă bună oricât de complicată ar fi situația din teren: stocuri, mijloace fixe, servicii, produse cu n taxonomii.
Descărcați GHIDUL Esențial 2023 Raportarea SAF-T
5. Care este termenul limită de raportare SAF-T în 2023?
Declarația SAF-T are termene limită de depunere diferite, în funcție de tipul de declarație despre care discutăm. Le-am așezat pe categorii distincte la punctul 1.
Astfel, termenul de depunere pentru declarația SAF-T este:
- Declarația SAF-T lunară sau trimestrială – până la finalul lunii următoare celei de raportare;
- Declarația SAF-T de Mijloace Fixe – până la data limită pentru depunerea situațiilor financiare anuale;
- Declarația SAF-T de Stocuri – până la data transmisă de către ANAF pentru depunere (30 de zile de la solicitare, de regulă).
6. Care este perioada de grație pentru raportarea SAF-T?
Perioada de grație pentru raportarea acestei declarații este de 6 luni însă focusul echipei de contabilitate trebuie să cadă pe acest capitol cu minim 6 luni înainte de raportarea propriu-zisă.
7. Ce se întâmplă în cazul în care nu reușim să raportăm SAF-T la timp?
Raportarea declarației SAF-T cu întârziere sau lipsa depunerii acestei declarații sunt două subiecte despre care ar fi ideal să nici nu fie nevoie să aducem aminte. Sunt implicații foarte serioase în această problematică și nici nu este cazul să discutăm despre așa ceva.
Raportarea trebuie să se realizeze iar acest lucru trebuie să fie un succes pentru orice companie. Cu o echipă serioasă și implicată alături, acest aspect se depășește cu brio.
Un termen de 6 luni este realist pentru realizarea tuturor demersurilor necesare pentru raportare corectă și completă, la timp.
Desigur, mare atenție la faptul că finalitatea acestui proces depinde într-o mare măsură de soft-ul utilizat și de comunicarea cu echipa de programare din spatele soft-ului. Raportarea SAF-T cu succes ține și de astfel de variabile asupra cărora consultanții contabili nu pot deține control total.
Cât despre situația în care raportarea SAF-T nu se realizează în termenul de timp corespunzător, o primă consecință este faptul că primești amendă. Dar această consecință este cea mai mică dintre cele existente. Mai grav este că dacă nu raportezi declarația la timp, vei fi nevoit să dublezi eforturile pentru ca situația contabilă a companiei să fie reluată de la început iar fapta va fi înscrisă în cazierul fiscal. Mai sunt și alte consecințe însă le vom transmite în cadrul unui viitor material.
8. Ce provocări există în ceea ce privește raportarea SAF-T? Care sunt provocările clienților în acest domeniu?
Faptul că nu dețin softurile potrivite și acestea nu sunt pregătite pentru raportarea SAF-T reprezintă în continuare una dintre cele mai mari provocări.
Esențial este ca raportarea SAF-T să se realizeze din timp, în sensul că procesul trebuie sa înceapă ideal cu minim 6 luni anterior momentului raportării efective.
Acest lucru se întâmplă pentru că raportarea SAF-T nu se realizează prin apăsarea unui simplu buton dintr-un soft contabil, ci implică sute de ore în care soft-ul contabil să fie modificat pentru ca declarația să fie raportată corect pentru fiecare companie în parte.
Colaborarea cu programatorii din spatele softurilor contabile reprezintă un punct forte pentru profesioniștii noștri, care au experiență și înțeleg de foarte multe ori și partea ce ține de programare, alături de elemente ce pot limita soft-urile în raportarea SAF–T.
De asemenea, o altă problemă de care se lovesc numeroase companii este lipsa unei organizări ireproșabile în zona de Stocuri. Atunci când situația din teren nu este una limpede, este foarte dificil ca raportarea SAF-T să se realizeze rapid.
Totul pornește de la situația stocurilor iar aici lucrurile trebuie să fie puse la punct în timp real. Companiile au nevoie de un sistem bun de gestiune. Știm bine faptul că stocurile trebuie raportate pe fiecare produs în parte pe care care îl ai în gestiune.
Multe companii nu au ordine în stocuri, în situația din plan fizic. În acest caz, raportarea declarației SAF-T poate deveni o provocare uriașă. Trebuie să poți porni de la un stoc real, clar. Și dacă vorbim despre companii care au 300.000 de repere în stoc, este o provocare.
Existența unui sistem bun de gestiune a stocurilor reprezintă un deziderat pentru ca raportarea SAF-T să se realizeze cât mai eficient posibil.
Nu în ultimul rand, raportarea SAF-T poate fi îngreunată atunci când antreprenorii sau administratorii consideră că au o perioadă de grație și se decid să împingă procesul de raportare cât mai târziu cu putință.
Există numeroase companii care au aflat în luna decembrie că trebuie să raporteze SAF-T, se pot gândi că au o perioadă de grație de 6 luni și atunci se decid să înceapă demersurile din luna aprilie, ori acest lucru este eronat din start. Ai nevoie de sute de ore de programare și implementare pentru raportarea acestei declarații.
Încă de când aflăm că trebuie să raportăm SAF-T trebuie să ne pregătim sistemele sau să le schimbăm pentru că, acolo unde există limitări prea mari, este posibil ca investiția într-un alt soft contabil să fie cea care va face diferența.
9. Ce soft-uri sunt recomandate pentru o cât mai simplă raportare SAF-T?
Specialiștii Accountess au realizat testarea și verificarea multor soft-uri contabile care pot susține în mod eficient și performant procesul de raportare SAF-T și au descoperit care dintre acestea pot fi recomandate, cu precizarea că nu există o soluție universală pentru toate companiile.
La Accountess am testat și verificat cele mai bune soft-uri care există pe piață și încercăm întotdeauna să înțelegem tot ce se întâmplă în acest domeniu. În primul rând pentru clienții care folosesc deja aceste soft-uri, dar și pentru clienții cărora li se potrivesc. Există într-adevăr anumite soft-uri pe care noi le-am descoperit ca fiind mai eficiente și mai performante în ceea ce privește raportarea SAF-T.
Chiar și așa, există nevoia colaborării cu programatorii din spatele soft-ului pentru ca raportarea să se realizeze corect și fără erori. O singură taxă declarată incorect poate face ca raportarea SAF-T să se întoarcă și să trebuiască să o iei de la capăt.
Eforturile realizate anul trecut, în 2022, ne-au ajutat să testăm soft-urile și să le descoperim pe cele care au nevoie de mai puțină muncă de implementare și de modificare a algoritmului. Cu alte cuvinte, suntem pregătiți să consiliem clienții pentru alegerea celui mai bun soft și pentru implementarea tuturor modificărilor necesare astfel încât nevoile companiilor să fie îndeplinite complet. Nu bâjbâim și nu suntem în faza de descoperire a procesului de raportare, ceea ce se traduce în timp câștigat pentru clienții noștri.
10. Top 3 sfaturi utile pentru ca raportarea SAF-T să fie un succes
Per total, succesul acestui proces se poate rezuma la respectarea a 3 reguli de aur:
- Stocurile să fie puse în ordine în timp real iar situația din teren să fie una cât se poate de bine organizată și optim transpusă în cadrul unui sistem de gestiune.
- Raportarea SAF-T să se realizeze din timp astfel încât echipa de lucru să aibă șanse maxime pentru a acoperi toate necesitățile companiei.
- Soft-ul contabil să fie ales bine pentru ca modificările necesare să fie operate la timp, perfect adaptate pentru necesitățile fiecărei companii în parte.
Pe scurt, acestea sunt cele mai importante informații cu privire la subiectul care ne consumă o bună parte din resurse. Experții contabili știu că acest capitol nu este unul simplu și nici unul pe care să îl putem trata cu minimă implicare. Dimpotrivă, SAF-T are nevoie de toată atenția unei echipe de profesioniști pentru care relația cu ANAF nu este una înfricoșătoare, ci o relație de colaborare.
Descărcați GHIDUL Esențial 2023 Raportarea SAF-T
Vă invităm să ne urmăriți pagina de Facebook, precum și contul de Linkedin pentru a rămâne la curent cu cele mai noi articole de interes.
Descărcați GHIDUL Esential Raportarea SAF-T 2023 în format PDF și distribuiți-l în rândul celor cărora credeți că le-ar putea fi de folos.
Autor: Ana Cernescu, Managing Partner Accountess