Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public necesită atenție sporită din partea noastră și astăzi îi dedicăm un material în cadrul căruia vom include câteva reguli importante de care vom ține cont.
Așa cum bine știm, fenomenul de Whistleblowing a fost îndelung analizat și deține și cadrul legal pentru luarea măsurilor necesare pentru protejarea avertizorilor.
Whistleblowing = informarea autorităților cu privire la existența unor evenimente ilegale sau neetice care se petrec sau sunt pe cale să se petreacă într-o companie sau organizație publică sau privată.
Whistleblower = avertizor de integritate care aduce la cunoștința autorităților activități ilegale sau neetice care se petrec sau sunt pe cale să se petreacă într-o companie sau organizație publică sau privată.
De la bun început subliniem faptul că Legea nr. 361/2022 prevede obligația de a institui canale și proceduri interne de raportare, respectiv registre de evidență a raportărilor, până la data de 17.12.2023 pentru toți angajatorii cu 50 sau mai mulți angajați sau care activează în anumite domenii de activitate.
Vom vedea în cadrul acestui material informativ despre ce obligații discutăm, cui revin, ce sancțiuni se pot aplica atât pentru avertizori cât și pentru angajatori, precum și pentru personalul implicat în procesele de raportare interne.
Ce obiectiv are Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public
Așa cum bine știm, obiectivul acestei legi este de instituire a unor proceduri funcționale care să asigure posibilitatea avertizorilor de a sesiza în condiții de siguranță autoritățile statului cu privire la încălcări ale legii care s-au produs, sau sunt susceptibile să se producă, în cadrul autorităților, a instituțiilor publice, ale altor persoanelor juridice de drept public sau de drept privat (inclusiv societăți comerciale).
Legea nr. 361/2022 asigură transpunerea la nivel național a Directivei (UE) 2019/1937.
Vom vedea în ce masură angajatorii vor fi nevoiți să realizeze demersuri pentru ca la nivelul companiilor lor să fie asigurat un proces corespunzător de raportare a informațiilor vizate de Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.
Definiția data de Legea nr. 361/2022 pentru avertizorul în interes public
Avertizor în interes public – persoana fizică ce efectuează o raportare sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii, obţinute în context profesional.
Pentru cine este importantă aplicarea Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public
Prezenta lege se aplică persoanelor care efectuează raportări şi care au obţinut informaţiile referitoare la încălcări ale legii, într-un context profesional, după cum urmează:
- lucrătorii;
- persoanele care desfăşoară o activitate independentă;
- acţionarii şi persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere al unei întreprinderi, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administraţie, precum şi voluntarii şi stagiarii remuneraţi sau neremuneraţi;
- orice persoană care lucrează sub supravegherea şi conducerea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat contractul, a subcontractanţilor şi a furnizorilor acesteia;
- persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă şi care efectuează raportări prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulgă public informaţii privind încălcări ale legii obţinute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat;
- persoanele care raportează sau dezvăluie public informaţii privind încălcări ale legii în mod anonim.
Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public instituie obligații și în sarcina angajatorilor persoane de drept privat.
Ce obligații revin angajatorilor vizați de Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public
Angajatorii de drept privat vizați de Legea nr. 361/2022 au îndatorirea de a institui căi interne de raportare permanent accesibile, de natură să asigure protecția raportorului, precum și proceduri și evidențe clare privind raportarea internă, respectiv îndatorirea de a asigura sesiuni de informare a angajaților.
Așadar, discutăm despre 3 linii principale de acțiune pe care angajatorii care se încadrează în categoriile delimitate de actul legislativ trebuie să le pună în aplicare:
- asigurarea de căi interne de raportare permanent accesibile și care să asigure protecția raportorului
- realizarea de proceduri și evidențe clare privind raportarea internă
- asigurarea de sesiuni de informare a angajaților cu privire la raportarea internă și la protecția lor în calitate de posibili avertizori în interes public.
Raportare internă & Raportare externă
Ce trebuie să știm despre obligația de a institui canale și proceduri interne de raportare, obligație ce revine anumitor categorii de angajatori
Raportarea internă, așa cum este definită în cadrul actului legislativ, reprezintă comunicarea orală sau scrisă de informaţii referitoare la încălcări ale legii, realizate prin canale interne de raportare, instituite de angajatori.
Au obligația de a institui canale și proceduri interne de raportare, respectiv registre de evidență a raportărilor, până la data de 17.12.2023, următoarele persoane de drept privat:
- Companiile care au cel puţin 50 de angajaţi au obligaţia de a identifica sau institui canale interne de raportare şi de a stabili proceduri de raportare internă şi pentru efectuarea de acţiuni subsecvente.
- Companiile care au între 50 şi 249 de angajaţi se pot grupa şi pot utiliza sau partaja resurse în ceea ce priveşte primirea raportărilor referitoare la încălcări ale legii şi în ceea ce priveşte acţiunile subsecvente.
- Obligația revine și companiilor care activează în domeniile prevăzute expres și limitativ în Anexa 3 la Lege au obligația de a institui canale interne de raportare indiferent de numărul de angajați.
Ce reprezintă raportarea externă?
Raportarea externă reprezintă comunicarea orală sau scrisă de informaţii referitoare la încălcări ale legii realizată prin canalele externe de raportare, care nu impun obligații în sarcina angajatorilor.
Canalul pentru raportarea externă este accesibil la adresa https://avertizori.integritate.eu/ și poate fi accesat de orice persoană interesată. De asemenea, ANI oferă la cerere, în mod confidențial, informații și sprijin pentru raportori.
Care sunt elementele ce pot fi incluse în cadrul unei raportări
Conţinutul raportărilor va include:
- numele şi prenumele,
- datele de contact ale avertizorului în interes public,
- contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile,
- persoana vizată, dacă este cunoscută,
- descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul unei autorităţi, instituţii publice, oricărei alte persoane juridice de drept public, precum şi în cadrul persoanei juridice de drept privat,
- probele în susţinerea raportării,
- data şi semnătura.
Atenție! În ceea ce privește acceptarea raportărilor care nu cuprind numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public, aceste se examinează şi se soluţionează în măsura în care conţin indicii temeinice referitoare la încălcări ale legii.
Cine primește raportările interne și cum procedează pentru soluționarea acestora?
Raportarile interne vor fi primite de un profesionist imparțial, care va păstra confidențialitatea deplină asupra informațiilor pe care le primește. Acesta va realiza investigații cu privire la obiectul raportării primite și va oferi raportorului informații cu privire la evoluția acestor investigații, precum și cu privire la rezultatele finale, concluzii și măsuri ce vor fi luate.
Angajatorii vor numi acești reponsabili care vor primi și vor conduce investigații pentru soluționarea raportărilor interne. Aceste persoane trebuie să fie imparțiale și să dețină abilități de a conduce o astfel de investigație internă.
Raportările interne trebuie să fie accesibile tuturor persoanelor care pot avea rolul de avertizori, cu posibilitatea de transmitere a acestora în format scris și online.
Ce se întâmplă în cazul în care o raportare internă confirmă un comportament necorespunzător?
În cazul în care, investigațiile realizate arată faptul că se confirmă un comportament necorespunzător, se vor lua măsuri cu celeritate. Acestea pot include modificarea unor proceduri și politici interne.
Avertizorul trebuie protejat cu privire la eventuale represalii ce pot avea loc împotriva sa. Toate persoanele implicate în procesele de raportare internă și externă vor menține un nivel maxim de confidențialitate cu privire la toate informațiile pe care le primesc.
Care sunt sancțiunile ce pot fi aplicate raportorilor și în ce condiții
Legea nr. 361/2002 prevede aplicarea de sancțiuni pentru raportori, în anumite situații:
- raportarea de informaţii privind încălcări ale legii, cunoscând că acestea sunt nereale, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei, dacă fapta nu a fost săvârşită în astfel de condiţii încât să fie considerată, potrivit legii, infracţiune.
Ce sancțiuni pot fi aplicate companiilor angajatoare și persoanelor implicate în raportarea internă
Legea nr. 361/2022 prevede ca sancțiuni aplicabile pentru companiile angajatoare și pentru persoanele implicate în raportarea internă:
- împiedicarea, prin orice mijloace, a raportării se sancționează cu amendă de la 2.000 lei la 20.000 lei, aplicabilă persoanelor împuternicire de angajator să asigure circuitul de raportare internă;
- refuzul nejustificat al persoanei juridice de a răspunde solicitărilor Agenţiei Naționale de Integritate se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 30.000 lei;
- nerespectarea de către persoanele juridice a obligaţiei de a institui canalele interne de raportare se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 30.000 lei;
- nerespectarea de către persoanele juridice a obligaţiei de a institui proceduri interne de raportare care să asigure confidențialitatea identității avertizorului în interes public şi a oricărei părţi terţe menţionate în raportare, şi care să împiedice accesul la raportare al personalului neautorizat, se sancționează cu amendă de la 4.000 lei la 40.000 lei;
- încălcarea de către persoanele fizice a obligaţiei de a menţine confidenţialitatea privind identitatea avertizorilor în interes public, a persoanei vizate sau a terţelor persoane se sancționează cu amendă de la 4.000 lei la 40.000 lei.
Acest material este realizat de ACCOUNTESS în parteneriat cu specialiștii APTIQ Legal.
ACCOUNTESS, membru APTIQ vine în sprijinul clienților cu realizarea de proceduri personalizate corespunzător și special proiectate pentru a oferi conformare deplină cu Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.
Cu expertiză atât la nivel național cât și internațional, grupul APTIQ oferă siguranță continuă cu privire la implementarea procedurilor personalizate pentru fiecare companie în parte, cu atenție la toate obligațiile ce revin conform legislației în vigoare și cu racordare la orice modificare ce poate interveni.
Conformarea legislativă reprezintă prima și cea mai importantă măsură pe care angajatorii o pot lua. Te invităm să ne contactezi pentru toate informațiile necesare referitoare la acest subiect și un consultant îți va răspunde în cel mai scurt timp pentru a stabili o întâlnire în cadrul căreia se pot pune bazele necesare pentru conformarea cu Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.