2025 a adus angajatorilor din România o provocare administrativă și, totodată, o oportunitate semnificativă: migrarea de la sistemul clasic de evidență a salariaților către REGES ONLINE. Trecerea la această platformă modernizată, web‑based, administrată de Inspecția Muncii, promite centralizarea evidenței salariaților, acces intuitiv și facil, plus actualizări în timp real. Pentru companiile medii și mari, adoptarea REGES Online poate fi privită ca o modalitate de eficientizare a gestionării resurselor umane și, implicit, ca un avantaj competitiv.
În cele ce urmează, vom analiza 5 aspecte esențiale identificate de Accountess pe parcursul sesiunilor de informare su cu ocazia migrării companiilor în REGES Online. Informațiile sunt completate cu noutăți oferite de platformă, provocări identificate și recomandări concrete pentru companii.
Colectarea de date în REGES
Una dintre cele mai așteptate funcționalități vizează integrarea cu bazele de date ale diferitelor autorități cu scopul de a facilita accesul în platformă, dar și pentru a gestiona mult mai eficient datele.
Recomandare:
Dacă gestionați personal angajat în cadrul unui ONG sau cabinet profesional, accelerați solicitarea cererii de acces în aplicație deoarece în acest moment cererile se soluționează manual și pot apărea întârzieri în prelucrarea lor.
Detașările transnaționale
În prezent, REGES Online nu permite raportarea detașărilor transnaționale – un aspect esențial pentru companiile cu activitate internațională sau cu angajați mobili. Deși această funcționalitate este încă în dezvoltare, echipa platformei a confirmat că ea va fi inclusă într-o versiune viitoare.
Recomandare:
Până la implementarea completă, continuați să păstrați documentația de detașare conform cerințelor legale naționale și europene. Fiți pregătiți să actualizați retroactiv în REGES Online aceste informații, odată ce funcția devine activă.
Erori semnificative în baza Revisal
Au fost semnalate situații în care datele preluate automat din Revisal conțin erori semnificative – de la contracte dublate, la date greșite în istoricul contractelor sau în rapoartele generate.
Echipa REGES a anunțat că, e posibil ca după 1 ianuarie, să apară funcții dedicate de corecție asistată și suport tehnic pentru rectificarea acestor probleme.
Recomandare:
Efectuați un audit intern al bazei de date imediat după migrare, dar nu faceți modificări majore până la activarea funcțiilor oficiale de corectare. Marcați intern contractele cu probleme și pregătiți documentele justificative pentru eventualele actualizări.
Gestionarea sporurilor
Platforma REGES Online eficientizează modul de gestionare a sporurilor, astfel angajatorii pot modifica, adăuga sau elimina sporuri (de weekend, de noapte, condiții de muncă etc.) fără a afecta alte elemente ale contractului individual de muncă.
Această funcționalitate este esențială pentru companiile cu politici de recompensare variabilă.
Recomandare:
Asigurați-vă că modificările sunt operate la timp și reflectă corect înregistrările salariale interne.
Asistență oferită cu Inteligența Artificială
Într-o mișcare inovatoare, dezvoltatorii platformei REGES Online pun la dispoziția utilizatorilor un asistent AI, pentru a răspunde automat întrebărilor frecvente. Asistentul este activ la adresa https://zambilica.com și oferă informații despre utilizarea platformei (este necesară realizarea unui cont).
Recomandare:
Includeți linkul către asistentul AI în procedurile interne sau în training-urile pentru angajații care operează în REGES. Este o resursă rapidă și utilă, în special în perioada de tranziție.
Noutăți legate de migrarea în REGES Online
Pe lângă cele discutate mai sus, platforma aduce câteva schimbări importante care trebuie avute în vedere:
Nu mai trebuie anunțată o persoană responsabilă
Ulterior tranziției în REGES Online, nu mai este necesară informarea Inspectoratelor Teritoriale de Muncă în scris cu privire la persoana responsabilă de completarea registrului de evidență a salariaților. Acest lucru se realizează acum prin secțiunea delegați, unde se gestionează și revocarea dreptului de raportare/ utilizare.
Introducerea unor câmpuri suplimentare obligatorii
Platforma impune completarea unor noi câmpuri precum:
- Programul de lucru
- Gradul de handicap (dacă este cazul)
- Nivelul studiilor cerute pentru post
- Tipul locului de muncă (fix sau mobil)
Aceste informații vor face parte din registrul complet și sunt obligatorii pentru toate contractele active.
Obligația raportării concediilor medicale
Spre deosebire de Revisal, REGES Online impune raportarea tuturor concediilor medicale, ceea ce implică o rigurozitate suplimentară în monitorizarea și introducerea acestor date.
Acces direct al angajaților la datele proprii
O noutate majoră: salariații pot accesa direct REGES Online pentru a-și vizualiza datele, pentru a genera rapoarte REGES și pot solicita corecții dacă identifică erori. Această funcție asigură o transparență crescută și responsabilizează ambele părți – angajator și angajat.
Ce pot face companiile acum?
Pe baza acestor informații, echipa Accountess recomandă următorii pași concreți:
- Inițiați procesul de migrare cât mai curând – termenul final este 31 decembrie 2025.
- Auditați contractele active și istoricul din Revisal pentru a identifica din timp erori sau lipsuri.
- Instruiți personalul HR și Payroll privind noile câmpuri și funcționalități din REGES.
- Stabiliți o procedură internă de actualizare a concediilor medicale și a elementelor nou introduse în registru.
- Utilizați asistentul AI pentru rezolvarea rapidă a întrebărilor uzuale și distribuiți acest instrument echipei.
- Comunicați angajaților dreptul și modalitatea de accesare a propriilor date.
Migrarea în REGES Online reprezintă un pas strategic pentru companii, iar noi o vedem ca un avantaj competitiv pentru companiile care abordează procesul cu toată seriozitatea. Regula este simplă: cu cât faceți tranziția mai devreme și mai organizat, cu atât veți beneficia mai rapid de avantajele oferite. Ca în orice schimbare majoră, însă, e nevoie de planificare, disciplină și responsabilizare. Iar noi vă putem ajuta, întrucât avem deja experiență extinsă pe această temă.
Contactați-ne în timp util.
Autor: Corina Mitrică, Managing Partner Accountess
Ne puteți urmări pagina de Facebook, precum și contul de Linkedin pentru a rămâne la curent cu cele mai noi informații de interes.