Mutarea firmei în străinătate este o decizie strategică majoră, luată din motive variate: acces la noi piețe, optimizare fiscală, reducerea costurilor operaționale sau alinierea la o legislație mai favorabilă. Indiferent de motivație, acest proces vine cu implicații juridice, fiscale, contabile și organizaționale complexe.
Iată 7 aspecte esențiale de care merită să ții cont dacă ai în vedere relocarea activității firmei tale:
- Gândește strategic: mutarea trebuie să aibă substanță economică
Înainte de orice pas, întreabă-te: are sens economic această mutare? Activitatea firmei se va desfășura efectiv în noua țară, sau este doar o schemă artificială?
Autoritățile fiscale din diferite state colaborează activ, schimbă informații și verifică dacă mutarea este autentică sau doar un artificiu pentru evitarea taxelor. Firmele fără substanță economică reală sunt primele vizate în controale fiscale internaționale.
▶️ Recomandare Accountess: consultanța fiscală specializată este esențială pentru a construi o justificare solidă a mutării, ancorată în realitate economică.
- Asigură-te că ai o structură legală funcțională în noul stat
O relocare reușită începe cu alegerea formei juridice adecvate în țara gazdă. Asta implică:
- Înregistrarea noii entități conform legislației locale
- Stabilirea unui sediu social real
- Deschiderea conturilor bancare necesare
- Stabilirea administratorilor și a echipei de management
Această etapă trebuie însoțită de expertiza unui avocat local, a unui contabil familiarizat cu legislația țării respective și a unui consultant fiscal care să înțeleagă implicațiile transfrontaliere.
▶️ Accountess te poate asista cu servicii relevante: due diligence juridic și financiar, suport în alegerea formei legale și audit de conformitate.
- Clarifică-ți statutul de rezidență fiscală
Dacă îți muți efectiv interesele vitale în altă țară – adică locuiești acolo mai mult de 183 de zile, îți stabilești domiciliul și desfășori activitatea de acolo – trebuie să iei în calcul schimbarea rezidenței fiscale. Aceasta presupune:
- Completarea chestionarelor de rezidență fiscală atât în România, cât și în noul stat
- Obținerea unui certificat de rezidență fiscală
- Informarea ANAF și depunerea documentației justificative
▶️ De reținut: în lipsa acestui certificat, poți fi taxat în ambele state – o situație ce poate genera costuri fiscale ridicate.
- Înțelege corect implicațiile privind TVA, impozitul pe profit și convențiile de evitare a dublei impuneri
Odată ce firma este mutată, aplicabilitatea TVA-ului și a impozitului pe profit se modifică:
- Trebuie să te conformezi regimului de TVA din noul stat, inclusiv în ceea ce privește codurile de TVA intracomunitare
- Impozitul pe profit se va calcula conform legislației locale, însă dacă rămâne un sediu permanent în România, vei avea obligații fiscale și aici
- Aplicarea convențiilor pentru evitarea dublei impuneri este esențială pentru a nu fi taxat dublu
▶️ Sugestie: obținerea și prezentarea certificatului de rezidență fiscală este esențială pentru aplicarea tratatelor fiscale.
- Definește corect sediul permanent
Unul dintre cele mai verificate concepte de către ANAF este „sediul permanent”. Acesta poate implica:
- O sucursală, un birou, un magazin
- O echipă operațională care lucrează din România cu resurse proprii
- Un șantier sau proiect care durează mai mult de 6 luni
Dacă ai în România o echipă tehnică sau operațională care contribuie activ la generarea de venituri, există riscul ca autoritățile să considere că ai un sediu permanent în România, cu obligații fiscale aferente.
▶️ Ce ar trebui să faci: o analiză de risc fiscal și definirea corectă a relației dintre firmele din cele două state.
- Nu neglija componenta de HR și payroll transfrontalier
Mutarea activității într-o altă țară implică și mutarea (sau angajarea) personalului acolo. Fiecare stat are propriile reguli privind:
- Contractele de muncă
- Impozitarea salariilor
- Asigurările sociale și beneficiile
- Regimul detașării internaționale
Un sistem de payroll corect implementat, cu o platformă digitală de administrare a personalului și respectarea normelor locale, este vital pentru evitarea sancțiunilor.
▶️ Ce îți putem oferi: servicii specializate de administrare și fiscalitate HR, inclusiv payroll.
- Planifică post-relocare: raportare, audit și transparență
Mutarea este doar începutul. După relocare, trebuie să:
- Actualizezi raportările contabile conform noilor norme
- Te supui regimului de audit (statutar sau intern) din noul stat
- Păstrezi evidențele clar și transparent, în caz de verificări transfrontaliere
▶️ Soluții sugerate: administrare riguroasă și verificare periodică a conformității raportat la toate elementele listate mai sus.
Mutarea firmei în străinătate este o decizie care poate deschide oportunități semnificative – dar numai dacă este pregătită temeinic și executată cu rigoare.
Ca membru în rețeaua internațională APTIQ Global, punem la dispoziția clienților noștri un pachet complet de tip „one stop shop” pentru proiectele cu componentă internațională. Colaborăm strâns cu parteneri locali specializați în domenii esențiale precum asistență juridică, evaluări, fuziuni și achiziții, asigurări și IT&C. Alături de serviciile noastre de consultanță fiscală, audit, HR și salarizare, construim soluții integrate pentru întreg ciclul de viață al unei companii. Astfel, relocarea afacerii tale devine nu doar posibilă, ci și bine fundamentată, eficientă și sigură.
✅ Vrei să discuți cu un consultant specializat despre mutarea firmei tale în străinătate?
Contactează-ne astăzi. Contează pe noi. Și pe viitorul afacerii tale.
Autor: Ana Cernescu, Managing Partner Accountess
Ne poți urmări pe Linkedin și pe Facebook pentru a rămâne mereu la curent cu materialele pe care le publicăm.