Raportarea Standard Audit File for Tax – SAF-T în companii multinaționale a devenit un standard esențial în conformarea fiscală din România. Obligatorie pentru marile companii începând cu anul 2022-2023, SAF-T a impus companiilor multinaționale adaptări semnificative ale proceselor interne și ale infrastructurii IT. Experiența Accountess în gestionarea acestor provocări a evidențiat un set complex de riscuri, probleme și soluții care fac diferența între companiile care eșuează sau reușesc să se conformeze.

În acest articol analizăm concret provocările implementării SAF-T în companiile multinaționale din România și oferim recomandări clare pentru o tranziție eficientă.

 

Provocările la implementarea SAF-T în companii multinaționale

1. Lipsa pregătirii inițiale și complexitatea structurală. SAF-T a fost introdus în România fără o perioadă reală de acomodare a mediului de afaceri. Companiile multinaționale, operate frecvent prin sisteme ERP configurate pe standarde globale, s-au confruntat cu dificultatea adaptării la cerințele specifice legislației fiscale românești.
2. Incompatibilitatea sistemelor ERP globale cu legislația locală. Software-urile ERP dezvoltate la nivel de grup (SAP, Oracle, etc.) nu sunt nativ compatibile cu formatul SAF-T din România. Modificările necesare sunt costisitoare, durează mult și necesitată colaborarea permanentă cu programatori și consultanți fiscali.
3. Refuzul schimbării infrastructurii software. Multe companii au refuzat să implementeze soluții software locale și au preferat adaptări proprii, în intern. Această abordare a dus frecvent la raportări incomplete, întârzieri sau erori.
4. Probleme de raportare parțială și lipsa integrării datelor. Un caz comun a fost incapacitatea de a raporta complet stocurile: sistemele de gestiune a stocurilor nu includ datele contabile necesare pentru raportarea integrală SAF-T.

Experiența practică Accountess a dovedit faptul că există și problema depunerii parțiale a declarațiilor. Sunt softuri care pot raporta SAF-T lunar, dar nu pot raporta stocurile. Sunt clienți care au softuri diferite pentru stocuri și pot folosi softul pentru declarația lunară, dar pentru clasele de stocuri nu au capacitatea să depună declarația. Aceasta se întâmplă deoarece softurile în care sunt ținute evidențele stocurilor au doar informații despre intrări, ieșiri și mișcări de stocuri, dar raportarea pe stocuri include și o porțiune de balanță contabilă generală, pe care softurile dedicate stocurilor nu o conțin. Ar trebui să se importe aceste date, ceea ce presupune din nou o programare a sistemului astfel încât procesul să fie complet.

Ideal ar fi să se adopte o platformă software în care se desfășoară toată contabilitatea și gestiunea companiei și care să fie total conformă cu legislația și raportările din România. Există astfel de soluții pe piață, iar noi recomandăm să se îndrepte atenția asupra lor și să se facă schimbarea … cât nu este prea târziu.

 

Omisiunea de a raporta SAF-T ridică foarte multe riscuri pentru companii. Iată o parte dintre ele:

• Clasarea între companiile cu risc fiscal ridicat, generând automat inspecții fiscale intense și frecvente.
• Amenzi considerabile și costuri suplimentare legate de adaptările urgente solicitate de autorități.
• Presiune internă crescută asupra echipelor financiare, expuse controlului și stresului operațional constant.

Accountess avertizează că simpla omisiune a raportării SAF-T sau o raportare incorectă poate avea consecințe negative severe pe termen mediu și lung pentru companiile multinaționale din România.

 

Soluții și recomandări concrete pentru implementarea SAF-T la companiile multinaționale

1. Utilizarea soluțiilor alternative de raportare. Pe termen scurt și mediu, Accountess recomandă implementarea de soluții software specializate în raportare SAF-T, disponibile pe piața românească. Aceste soluții permit importul de date din ERP în Excel sau API și generează fișierele SAF-T conforme.

2. Planificarea adaptării ERP-urilor globale. Dacă se decide adaptarea softului propriu, acesta trebuie să fie un proces riguros:

• • Etape clare de implementare
  • Termene limită stricte
  • Implicarea simultană a programatorilor, contabililor și consultanților fiscali
  • Testare multiplă și corecții rapide.

3. Audit intern al pregătirii pentru SAF-T. Recomandăm realizarea unui audit intern al fluxurilor financiare pentru a identifica de timpuriu eventualele lacune în date sau în integrarea informațiilor necesare pentru raportare.

4. Soluții integrate pentru contabilitate și gestiune. Ideal, companiile ar trebui să adopte soluții software complete, locale, capabile să gestioneze atât contabilitatea generală, cât și evidența stocurilor, pentru a asigura un flux de raportare SAF-T complet.

 

Pași practici în implementarea SAF-T pentru companii multinaționale

1. Evaluarea sistemelor existente: realizarea unei analize detaliate asupra capacității ERP-ului actual de a genera fișiere SAF-T.
2. Identificarea gap-urilor: stabilirea exactă a elementelor lipsă în datele sau funcționalitățile necesare.
3. Selectarea unei soluții software compatibile: alegerea unei platforme de raportare alternativă sau adaptarea sistemului propriu.
4. Pilotarea procesului de raportare: realizarea unor teste de generare și transmitere a fișierelor SAF-T.
5. Formarea echipei financiare: training și workshop-uri pentru persoanele implicate direct.
6. Monitorizarea continuă: audituri periodice interne pentru a menține acuratețea raportărilor.

 

Riscurile nerespectării SAF-T în termenele legale

Întârzierea sau nerespectarea obligațiilor de raportare SAF-T poate atrage:

• Suspendarea activității prin decizia autorităților fiscale.
• Recalificarea tranzacțiilor comerciale și stabilirea de impozite suplimentare.
• Pierderea facilităților fiscale (scutiri de TVA, deduceri etc.).

Prin urmare, e de reținut faptul că raportarea SAF-T este o obligație fiscală complexă, dar și o oportunitate de a optimiza procesele interne. Companiile multinaționale trebuie să trateze cu maximă seriozitate implementarea SAF-T în România, deoarece riscurile asociate nerespectării sunt considerabile.

 

Accountess, cu o experiență extinsă în gestionarea conformării fiscale pentru companii multinaționale, oferă suport dedicat pentru implementarea cu succes a raportării SAF-T.

Contactați-ne pentru un plan personalizat de conformare SAF-T și evitați expunerea la riscuri fiscale inutile.

Autor: Ana Cernescu, Managing Partner Accountess

ACCOUNTESS

Ne poți urmări pe Linkedin și pe Facebook pentru a rămâne mereu la curent cu materialele pe care le publicăm.