Vă prezentăm în acest articol modul în care Accountess a implementat cu succes raportarea SAF-T pentru o companie multinațională, adaptând un software intern aparținând clientului și respectând cerințele ANAF.
Contextul clientului
Clientul, o companie multinațională din categoria contribuabililor mijlocii, folosea un software de contabilitate intern, care nu era adaptat complet noilor cerințe ale legislației fiscale din România. Începând cu ianuarie 2022, compania a fost obligată să implementeze și să raporteze fișierul SAF-T (Standard Audit File for Tax), conform normelor ANAF.
Fișierul SAF-T (D406 ANAF) presupune generarea unui fișier XML care să respecte structura specificată de autorități, urmată de validarea și transmiterea acestuia către ANAF. Cu toate acestea, lipsa unei funcționalități integrate în software a cauzat întârzieri în procesul de raportare, în ciuda informărilor proactive ale echipei Accountess.
Analiza și soluțiile propuse
Echipa Accountess a analizat problema și a propus două abordări principale pentru client:
- Adoptarea unui software dedicat pentru SAF-T: Această soluție ar fi permis generarea automată a fișierului prin integrarea API sau importuri de date în format Excel. Aceste instrumente sunt populare în rândul companiilor care prioritizează rapiditatea implementării.
- Adaptarea software-ului intern: Deși mai complexă, această opțiune oferea continuitate pentru fluxurile contabile existente și evita perturbări în procesele interne.
Clientul a ales a doua variantă, iar Accountess a coordonat procesul de adaptare, colaborând îndeaproape cu echipa de dezvoltare software a clientului, care se află în Cehia.
Procesul de implementare a SAF-T
Procesul de consultanță și implementare a demarat în 2021 și a fost gestionat în mai multe etape, fiecare având rolul de a asigura conformitatea cu legislația fiscală:
1. Documentarea cerințelor legislative: Accountess a transmis echipei din Cehia documentația oficială ANAF, inclusiv structura și specificațiile fișierului SAF-T. Acestea au fost explicate în detaliu pentru a facilita dezvoltarea funcționalităților necesare în software.
2. Colaborare și monitorizare: S-au stabilit întâlniri periodice pentru verificarea progresului. Echipa Accountess a oferit suport tehnic constant, feedback și corecții acolo unde a fost nevoie, validând fiecare etapă a implementării.
3. Testarea și validarea fișierelor: Au fost utilizate instrumentele ANAF pentru verificarea consistenței datelor. Echipa Accountess a efectuat multiple runde de teste pentru a elimina erorile și a asigura corectitudinea datelor.
4. Verificarea datelor contabile: În această etapă, datele raportate în SAF-T au fost comparate cu evidențele contabile ale clientului, asigurându-se că toate declarațiile erau corecte, pe cele trei tipuri de raportări:
- Declarația lunară D406
- Declarația de stocuri
- Declarația de active
5. Transmiterea finală către ANAF: După validarea tuturor fișierelor, declarațiile au fost transmise cu succes, garantând conformitatea cu cerințele fiscale.
Provocările întâlnite și lecțiile învățate
- Adaptarea unui software complex: Software-ul intern al clientului nu a fost inițial proiectat pentru cerințe legislative locale, necesitând soluții inovatoare.
- Colaborarea internațională: Diferențele culturale și lingvistice au fost depășite prin comunicare clară și utilizarea de materiale detaliate.
- Conformitatea strictă: Instrumentele de validare ANAF au prezentat provocări, fiind necesare ajustări repetate pentru a respecta specificațiile exacte.
- Schimbările frecvente ale legislației: Un alt obstacol a fost adaptarea ”din mers” la modificările legislative, ceea ce a necesitat o actualizare constantă a soluțiilor implementate.
Importanța raportării SAF-T pentru companii
Raportarea SAF-T aduce multiple beneficii companiilor, dar și provocări pe măsură. Iată de ce este esențială:
- Conformitate fiscală completă: Respectarea termenelor și specificațiilor reduce riscul amenzilor.
- Transparență: SAF-T ajută companiile să ofere o imagine clară a situației fiscale autorităților.
- Optimizarea proceselor interne: Integrarea soluțiilor dedicate simplifică operațiunile contabile și reduce timpul de lucru.
Rezultatele obținute
Clientul beneficiază acum de un proces automatizat de generare și transmitere a fișierelor SAF-T, eliminând stresul conformității fiscale.
Implementarea raportării SAF-T a fost un succes. Accountess a demonstrat că, printr-o colaborare eficientă cu clientul, chiar și un software neadaptat poate fi aliniat la cerințele fiscale locale. Această experiență subliniază expertiza noastră în transformarea provocărilor complexe în soluții scalabile.
Pregătirea pentru raportarea SAF-T este un proces complex, care necesită asistență din partea unei echipe multidisciplinare, cu experiență vastă pe acest subiect.
Prin urmare, dacă ai nevoie de asistență în implementarea SAF-T:
Autor: Ana Cernescu, Managing Partner Accountess
Ne poți urmări pe Linkedin și pe Facebook pentru a rămâne mereu la curent cu materialele pe care le publicăm.