Instituțiile statului își propun, explicabil desigur, să impună o transparență completă în activitățile financiare ale operatorilor economici pentru a putea avea o imagine cât mai apropiată de realitate, a depista rapid nereguli și a eficientiza activitățile organelor de control. Și ce instrument mai potrivit au la îndemână decât … tehnologia digitală.
Astfel, după cum știți deja, de la 1 ianuarie 2024 toţi operatorii economici, persoane impozabile stabilite în România (companii, ONG, PFA, II, pe scurt orice entitate prestatoare de servicii sau furnizoare de bunuri), vor avea obligaţia să transmită facturile emise în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, pentru livrările de bunuri şi prestările de servicii efectuate în relaţia B2B care au locul livrării/prestării în România.
Pentru a aborda în mod proactiv aceste schimbări anticipate, e bine să pregătim din implementarea sistemului RO e-Factura. Nu trebuie avut în vedere doar procesul de emitere ci și cel de primire a facturilor de furnizori în SPV (Spaţiul Privat Virtual). Din 2024, doar facturile primite în SPV vor fi considerate valabile, contestarea acestora făcându-se tot în spaţiul virtual.
Principalele aspecte de avut în vedere la transmiterea facturilor in SPV:
- Procesul de înregistrare în SPV și necesitatea unui certificat digital calificat.
- Propunerea legislativă pentru perioada de tranziție (1 ianuarie – 30 iunie 2024) și trecerea la transmiterea obligatorie a facturilor începând cu 1 iulie 2024.
- Procesul de emitere și transmitere facturi in SPV.
- Procesul de primire și descărcare a facturilor de furnizori prin intermediul SPV.
- Termenele de transmitere și condițiile de arhivare a facturilor în sistemul RO e-Factura.
- Condițiile deducerii TVA și plata facturilor.
Primul pas foarte important pentru utilizarea a acestui sistem este înregistrarea în SPV. Toate companiile sunt obligate să se înregistreze în SPV (Registrul Fiscal Electronic) la Autoritatea Fiscală, fie direct, fie prin intermediul unui reprezentant legal sau împuternicit. Pentru înregistrare, companiile trebuie să obțină un certificat digital calificat (semnătură electronică) de la un furnizor local autorizat, precum Digisign sau Certsign. Vă recomandăm să demarați deja procedurile pentru conformare.
Procedura de înrolare în SPV pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-factura este următoarea:
- Se accesează link-ul următor: https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj
- Se completează informațiile din formular, unde:
La câmpul Cod de identificare fiscal (CUI/CNP) trebuie evidențiat CUI-ul companiei.
În secțiunea Datele de identificare ale persoanei se completează cu datele persoanei care deține certificatul digital calificat, deci datele administratorului, având calitatea de reprezentant legal.
Arhiva zip cu documentele justificative ce va fi atașată trebuie să conțină: scan CI administrator + act constitutiv.
La final, se va obține un număr de înregistrare al cererii pe modelul celui de mai jos.
- Conform textului din mesajul de mai sus, după ce s-a finalizat cererea de la pasul anterior urmează ca în 1-2 zile să primiți un e-mail (pe adresa completată în formular) prin care vi se confirmă că a fost aprobat accesul în SPV.
Legiuitorul propune, prin proiectul de lege, instituirea unui sistem de raportate a facturilor în perioada 1 ianuarie – 30 iunie 2024, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistraţi în Registrul RO e-Factura, fără aplicarea de sancțiuni în primele trei luni și trecerea la transmiterea obligatorie a facturilor prin Sistemul RO e-Factura în relația B2B începând cu 1 iulie 2024. Nu vă recomandăm totuşi amânarea demarării procedurilor de conformare întrucât procesul de înrolare, emitere facturi și primire facturi în SPV nu este simplu. Puteți folosi perioada de grație pentru calibrarea procesului.
Factura electronică reprezintă factura emisă, transmisă şi primită într-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea sa electronică și automată.
Transmiterea facturii pe platforma e-Factura se poate face astfel:
- Direct din aplicația de facturare, dacă software-ul dvs a încorporat această modificare legislativă, generând facturi electronice în format XML conform specificațiilor tehnice ale ANAF: https://efactura.mfinante.ro.
- Utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor – nerecomandat datorită efortului mare implicat.
După ce factura este generată se poate stabili un flux de verificare, urmând ca după maxim 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii aceasta să fie transmisă la ANAF şi încărcată în SPV.
Nerespectarea termenului de transmitere a facturilor în sistem constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la:
- 5.000 lei la 10.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari;
- 2.500 lei la 5.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii,
- 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.
Primirea şi descărcarea facturii electronice de către destinatarii facturilor electronice emise in relația B2B
În vederea primirii și descărcării facturii electronice, destinatarul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:
a) interconectarea aplicației disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);
b) utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor.
Disponibilitatea pentru descărcarea facturii electronice în sistemul RO e-Factura
Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră dată la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura. Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și eliberate la cerere.
Deducerea TVA și plata facturilor
Începând cu data de 1 iulie 2024 sunt considerate facturi valabile și în baza cărora se va deduce TVA-ul numai facturile electronice emise și transmise în sistemul RO e-Factura, pentru operațiunile realizate între persoane impozabile stabilite în România,
De asemenea, plata facturilor respectiv înregistrarea acestora de către destinatari depinde foarte mult de utilizarea sistemului RO e-Factura, deoarece:
- Destinatarul unei facturi emisă de operatori economici stabiliți în România, în relaţia B2G, poate efectua plata facturii numai dacă sunt respectate prevederile cu privire la sistemul RO e-Factura. Nerespectarea prevederii va fi sancționată cu o amendă de la 500 de lei la 1.000 de lei.
- Primirea și înregistrarea de către destinatar a unei facturi emisă de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără respectarea regulilor RO e-factura constituie contravenţie şi se sancţionează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.
Atenție!
Informațiile de mai sus sunt în conformitate cu proiectul de lege. Imediat ce se va publica forma finală a acestui proiect în MOF vom reveni cu mai multe detalii.
Echipa ACCOUNTESS
Te invităm să ne urmărești pagina de Facebook, precum și contul de Linkedin pentru a rămâne la curent cu cele mai noi articole de interes.