Dacă secolul acesta nu va fi electronic … el nu va fi deloc. Probabil că după acest slogan se ghidează autoritățile atunci când cresc ritmul în care transpun către tehnologie partea birocratică a activității lor. În cazul de față, e vorba despre documentele legate de facturare în relația Business to Government. E adevărat, acesta este și un pas înainte către corectitudine și o mai bună urmărire a tranzacțiilor, ceea ce nu poate decât să ne bucure.

Vă aducem astfel la cunoștință o modificare importantă legată de utilizarea Sistemului național de facturare electronică – denumit RO e-Factura.

Prin Legea 139/17.05.2022 ce modifică OUG nr. 120/2021 art. 2 a fost introdusă obligativitatea utilizării sistemului RO e-Factura în relația B2G “Business to Government” începând cu data de 1 Iulie 2022.

Începând cu data de 1 Iulie 2022, toate entitățile stabilite in Romania care au relații comerciale cu autoritățile/instituțiile publice contractante (pentru livrările și/sau prestările de servicii realizate cu primării, școli, spitale și alte instituții publice) au obligația să emită facturi electronice şi să le transmită prin sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura în format .xml.

Până la apariția acestei legi sistemul RO e-Factura în relația B2G “Business to Government”, adică pentru domeniul achizițiilor publice, era opțional pentru companii.

Alte modificări aduse prin Legea 139/2022:

• A fost introdusă noțiunea de sigiliu electronic al Ministerului Finanțelor care înlocuiește semnătura electronică aplicată de Ministerul Finanțelor.
• Destinatarul unei facturi electronice emise în relaţia B2G este autoritatea contractantă, entitatea contractantă sau unitatea de achiziţii centralizate cu atribuţii în acest sens potrivit legii care primeşte factura electronică însoţită de sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.
• În situaţia în care factura electronică transmisă respectă structura prevazută de legislație, se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor şi se comunică de îndată destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finanţelor atestă primirea acesteia în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.
• Exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor.
• Operatorii economici înregistraţi în Registrul RO e-Factura care nu dispun de o aplicaţie de conversie pot utiliza aplicaţia informatică pusă la dispoziţie de Ministerul Finanţelor, prin Centrul Naţional pentru Informaţii Financiare, la momentul operaţionalizării sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura.
• În termen de 30 de zile de la data adoptării Deciziei de autorizare a României să aplice o măsură specială de derogare de la articolele 178, 218 şi 232 din Directiva 2006/112/CE a Consiliului din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată, prin ordin al preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, se stabilesc categoriile de operatori economici stabiliţi în România conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, care au obligaţia de a emite facturi electronice în relaţia B2B şi de a le transmite prin sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, precum şi data de la care intervine această obligaţie.

Procedura de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, a fost aprobată prin Ordinul 1365/2021.

Pașii ce trebuie parcurși în procedura de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura :

1. Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit.
2. Pentru a putea transmite facturile către alte companii, emitenții acestora trebuie să dețină un certificat digital calificat, înregistrat pentru accesul în Spațiul Privat Virtual (SPV).
3. Pentru relația B2G este necesară înrolarea în sistemul RO e-Factura. În prezent,  pentru înrolare se folosește formularul 084 „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura. Este posibil ca formularul să se modifice ținând cont de prevederile Legii 139/2022, deoarece în prezent acesta se utilizează pentru înregistrarea în sistem în relaţiile comerciale cu alţi operatori economici (B2B).
4. Transmiterea facturii electronice

• Emitentul facturii electronice pregăteşte fişierul corespunzător facturii electronice în format XML, potrivit documentatiei tehnice aprobată prin ordinul 1365/2021 (informatiile tehnice pentru adaptarea softurilor de gestiune in vederea eimiterii facturilor electronice pot fi gasite pe site-ul ministerului de finante la adresa: https://mfinante.gov.ro/web/efactura/informatii-tehnice)
• Pentru transmiterea facturii electronice, emitentul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:
  • interconectarea aplicaţiei disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface).
  • utilizarea aplicaţiilor puse la dispoziţie în mod gratuit de către Ministerul Finantelor.
• După transmiterea facturii electronice sistemul generează automat un număr de identificare, utilizat ca referință în cadrul proceselor și operațiunilor specifice sistemului.
• Dacă nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronica (sigiliul electronic) a Ministerului Finanțelor care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura.
• Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronica (sigiliul electronic) a Ministerului Finanțelor, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.
• Atenție: dacă sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fişier de tip XML ce conţine erorile identificate.

5. Primirea și descărcarea facturii electronice de către destinatarii facturilor electronice emise în relația B2G

• Autoritățile și entitățile contractante, în calitate de destinatari ai facturii electronice emise în relația B2G, au obligația să primească și să descarce factura electronică, prin accesarea „Punctului Unic de Acces” de pe site-ul Ministerului Finanțelor — Sistemul național de raportare Forexebug, secțiunea „Vizualizare rapoarte” — „Facturi electronice”.
• Primirea și descărcarea facturii electronice emise în relația B2G , pot fi efectuate numai de către persoanele înrolate cu rol de vizualizare rapoarte în sistemul național de raportare al Ministerului Finanțelor –
• Documentaţia tehnică privind microserviciile şi alte aplicaţii este disponibilă la adresa web efactura.mfinante.ro.

6. Corecția facturii electronice

• În situația unei facturi electronice emise în relația B2B asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj.
• În situația unei facturi electronice emise în relația B2G asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv prin intermediul sistemului național de raportare — Forexebug, prin transmiterea unui mesaj.
• Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul RO e-Factura.
• Corecția facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Codul Fiscal.
• Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem național privind factura electronică RO e-Factura.

7. Disponibilitatea pentru descărcarea facturii electronice în sistemul RO e-Factura

• Data comunicăriifacturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
• Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare și eliberate la cerere.

Astfel, în cazul în care aveți relații comerciale cu autoritățile sau instituțiile publice contractante, vă rugăm să țineți cont în perioada următoare de cele expuse mai sus. Iar dacă aveți nevoie de informații suplimentare, sau de ajutor în implementarea legislației descrise, vă așteptăm să luați legătura cu noi.

Lina Suditu

Senior Consultant Accountess

www.accountess.ro