„Spălarea banilor” e un termen cu rezonanță puternică, iar atunci când se adaugă cuvinte precum ”obligații” sau ”sancțiuni”, lucrurile devin foarte serioase. În ultimii ani, legislația privind prevenirea spălării banilor a impus, într-adevăr, conformarea tot mai riguroasă din partea companiilor. Autoritățile intensifică verificările, obligațiile administrative sunt tot mai stricte, iar sancțiunile pentru neconformare pot ajunge până la 10% din cifra de afaceri, în anumite situații.
Termenul internațional este AML („Anti-Money Laundering”), iar obligațiile sunt de multe ori percepute ca fiind relevante doar pentru bănci sau instituții financiare. În realitate, Legea nr. 129/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului se aplică unui număr mult mai mare de entități: firme de contabilitate, consultanți fiscali, sectorul imobiliar – agentii si dezvoltatorii imobiliari, comercianți care operează cu numerar, furnizori de servicii corporate și multe alte categorii profesionale.
Acesta este motivul pentru care conformarea nu mai este doar o obligație birocratică. Ea devine parte din managementul riscului și contribuie direct la protejarea reputației companiei.
Ce înseamnă „prevenirea spălării banilor”?
Spălarea banilor reprezintă procesul prin care fonduri provenite din activități ilegale sunt introduse în circuitul economic legal pentru a ascunde originea lor reală.
Legislația AML urmărește:
- identificarea tranzacțiilor suspecte;
- monitorizarea fluxurilor financiare;
- verificarea clienților și beneficiarilor reali;
- raportarea anumitor operațiuni către autorități;
- reducerea riscului de finanțare a terorismului.
În România, autoritatea competentă este Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB).
Cine are obligații privind prevenirea spălării banilor?
Există o confuzie frecventă, și anume aceea că obligațiile AML se aplică exclusiv sectorului bancar. În realitate, Legea 129/2019 include o listă extinsă de „entități raportoare”.
Printre acestea se numără instituții de credit și instituții financiare, experți contabili și contabili autorizați, auditori financiari, consultanți fiscali și financiari, avocați și notari (în anumite tranzacții), agenți și dezvoltatori imobiliari, furnizori de servicii pentru societăți, comercianți de bunuri sau servicii care efectuează tranzacții în numerar de minimum 10.000 euro, persoane care comercializează opere de artă sau servicii conexe.
Practic, orice companie care operează tranzacții semnificative în numerar sau gestionează structuri financiare complexe trebuie să analizeze dacă intră sub incidența legislației AML.
Principalele obligații ale companiilor
1. Elaborarea procedurilor interne AML
O obligație de bază constă în existența procedurilor interne privind prevenirea spălării banilor.
Aceste proceduri trebuie să acopere măsurile de cunoaștere a clientelei, identificarea tranzacțiilor suspecte, managementul riscurilor, mecanisme de control intern, protecția angajaților implicați în raportare, instruirea periodică a personalului și identificarea tranzacțiilor legate între ele.
O greșeală frecventă este tratarea acestor proceduri ca simple documente „de sertar”. În practică, autoritățile verifică toate detaliile. De exemplu, dacă procedurile sunt personalizate pentru activitatea companiei, au actualizare periodică, sunt cunoscute și aplicate de angajați și reflectă riscurile reale ale organizației.
Recomandare practică
Companiile ar trebui să revizuiască anual procedurile AML și să le adapteze atunci când apar modificări legislative sau dacă modelul de business se schimbă. Totodată, ele trebuie actualizate atunci când apar servicii noi în cadrul companiei sau dacă expunerea la tranzacții internaționale sau numerar crește.
2. Desemnarea persoanei responsabile
Legea impune desemnarea uneia sau mai multor persoane responsabile pentru relația cu ONPCSB. Această desemnare se realizează prin decizie internă și documentul trebuie păstrat la sediul companiei.
Persoana desemnată trebuie să înțeleagă obligațiile legale, să poată analiza tranzacțiile suspecte și să coordoneze procedurile interne. Totodată, ea se ocupă de gestionarea raportărilor către ONPCSB și de monitorizarea conformării interne.
Recomandare practică
În companiile medii și mari, responsabilitatea AML nu ar trebui tratată ca o atribuție secundară, acordată formal unui angajat. Prin urmare, este recomandată implicarea departamentului financiar, a echipei juridice, a managementului și, după caz, a specialiștilor externi în conformare și fiscalitate.
3. Raportarea tranzacțiilor suspecte
Aceasta este, practic, cerința esențială a legislației în discuție. Raportarea trebuie realizată imediat atunci când există suspiciuni că bunurile provin din infracțiuni sau tranzacția are legătură cu finanțarea terorismului. Important: obligația există indiferent de valoarea tranzacției.
Exemple de situații care pot ridica suspiciuni
- tranzacții fragmentate pentru evitarea pragurilor de raportare;
- clienți care evită furnizarea documentelor;
- operațiuni fără justificare economică explicită;
- plăți în numerar neobișnuit de mari;
- structuri complexe de proprietate fără explicații rezonabile;
- transferuri frecvente către jurisdicții cu risc ridicat.
Recomandare practică
Companiile trebuie să creeze un mecanism intern prin care angajații să poată notifica rapid situațiile suspecte către persoana responsabilă AML.
4. Raportarea tranzacțiilor în numerar
Legea prevede obligația raportării tranzacțiilor în numerar de minimum 10.000 euro, inclusiv în cazul operațiunilor legate între ele.
Raportarea trebuie realizată în termen de 3 zile lucrătoare de la efectuarea tranzacției.
Mulți operatori economici ignoră noțiunea de „tranzacții legate”, deși aceasta este esențială. Autoritățile pot considera că mai multe operațiuni aparent separate reprezintă, în realitate, o singură tranzacție fragmentată artificial.
5. Înregistrarea în sistemul ONPCSB
Raportările se realizează exclusiv online, prin platforma ONPCSB. Pentru utilizarea sistemului este necesară crearea unui cont și parcurgerea procedurii de înregistrare (detalii la finalul acestui articol).
În practică, multe companii descoperă această obligație doar în timpul unui control.
Recomandare practică
Este recomandat ca accesul în platformă să fie verificat periodic, iar drepturile utilizatorilor să fie ”la zi”. Procedurile interne trebuie să includă fluxul complet de raportare și ele trebuie să menționeze persoane ”de backup” pentru raportări urgente.
6. Instruirea angajaților – obligație ignorată frecvent
Legea prevede instruirea periodică a angajaților implicați în aplicarea procedurilor AML. În practică, aceasta este una dintre cele mai neglijate obligații.
Problema este că majoritatea riscurilor sunt identificate de oameni aflați în contact direct cu clienții, documentele financiare, operațiunile comerciale și fluxurile de numerar.
Fără training, chiar și cele mai bune proceduri devin ineficiente.
Recomandare practică
Un program eficient de instruire AML ar trebui să includă exemple concrete de tranzacții suspecte, proceduri de notificare internă, obligațiile legale individuale, riscurile reputaționale pentru companie și actualizări legislative periodice.
Ce sancțiuni riscă firmele?
Nerespectarea obligațiilor privind prevenirea spălării banilor poate atrage avertismente, amenzi semnificative, controale suplimentare și restricții operaționale în anumite situații.
Legislația în vigoare menționează că:
- persoanele fizice pot primi amenzi între 25.000 și 150.000 lei;
- persoanele juridice pot fi sancționate cu amenzi între 25.000 și 150.000 lei, cu posibilă majorare până la 10% din cifra de afaceri.
Cele mai frecvente motive de sancționare
Autoritățile identifică frecvent lipsa sau neactualizarea procedurilor interne, lipsa instruirii, inexistența responsabilului, neefectuarea raportărilor, lipsa evaluării de risc sau documentația incompletă privind clienții.
Checklist practic pentru companii privind prevenirea spălării banilor
Pentru o conformare eficientă AML, companiile ar trebui să verifice dacă au implementat următoarele măsuri:
✔ Au fost identificate obligațiile aplicabile companiei?
✔ Există proceduri interne actualizate?
✔ A fost desemnat responsabilul AML?
✔ Sunt documentate măsurile de cunoaștere a clientelei?
✔ Există mecanisme pentru identificarea tranzacțiilor suspecte?
✔ Sunt monitorizate tranzacțiile în numerar?
✔ Angajații sunt instruiți periodic?
✔ Compania este înregistrată în portalul ONPCSB?
✔ Există proceduri pentru raportare rapidă?
✔ Sunt arhivate documentele și dovezile conformării?
De ce conformarea AML devine o prioritate strategică
Cu doar câțiva ani în urmă, multe firme tratau obligațiile privind prevenirea și combaterea spălării banilor ca pe o formalitate administrativă. Astăzi însă, prevenirea spălării banilor face parte din evaluarea generală a riscului unei companii.
Partenerii comerciali, băncile și investitorii analizează tot mai atent nivelul de conformare, transparența operațiunilor, politicile interne de risc și mai ales capacitatea companiei de a preveni fraudele și tranzacțiile suspecte.
O companie care tratează superficial aceste obligații poate întâmpina dificultăți în relația cu băncile, blocaje operaționale, riscuri reputaționale sau probleme în procese de audit sau due diligence.
În schimb, o abordare profesionistă transmite stabilitate, maturitate operațională și responsabilitate corporativă.
FAQ – întrebări frecvente despre prevenirea spălării banilor
Cine trebuie să raporteze tranzacțiile suspecte?
Toate entitățile raportoare prevăzute de Legea 129/2019 au această obligație atunci când identifică suspiciuni privind proveniența fondurilor sau finanțarea terorismului.
Este obligatorie raportarea tranzacțiilor în numerar?
Da. Tranzacțiile în numerar care depășesc 10.000 euro trebuie raportate către ONPCSB în termen de 3 zile lucrătoare.
Cine răspunde pentru raportare?
Obligația revine entității raportoare, nu contabilului extern sau auditorului, cu excepțiile prevăzute expres de lege.
Ce se întâmplă dacă firma nu are proceduri AML?
Lipsa procedurilor poate atrage sancțiuni semnificative și poate constitui un risc major în cazul unui control.
Cât de des trebuie instruiți angajații?
Legea prevede instruirea periodică. În practică, este recomandată instruirea anuală și actualizarea imediată după modificări legislative importante.
Prin urmare, este de reținut faptul că prevenirea spălării banilor nu mai este doar o obligație rezervată instituțiilor financiare. Pentru numeroase companii, conformarea AML a devenit o componentă esențială a guvernanței corporative și a managementului riscului.
Implementarea unor proceduri clare, instruirea angajaților, monitorizarea tranzacțiilor și raportarea corectă către ONPCSB duc la evitarea sancțiunilor, precum și la protejarea companiei, a reputației și a relațiilor comerciale pe termen lung.
Astfel, legislația privind prevenirea și combaterea spălării banilor este astăzi privită dintr-o nouă perspectivă: companiile care tratează serios acest aspect demonstrează, prin conformare, un nivel înalt de credibilitate, stabilitate și încredere.
Pentru mai multe detalii privind acest subiect, listăm mai jos cadrul legislativ aplicabil, cât și procedura privind crearea contului în portalul ONPCSB:
- Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.
- Ordinul nr. 37/2021 privind aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019.
- Ordinul nr. 215/2023 privind procedura de creare a unui cont de utilizator în portalul de raportare ONPCSB.
Iar în cazul în care dorești să discuți mai multe despre acest subiect, contactează-ne cu încredere.
